Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que funciona basicamente para qualquer tipo de projeto. Como escritora freelancer, eu o uso para gerenciar meu calendário de mídia social e projetos de clientes, e até mesmo para atribuir tarefas ao meu marido para tornar nosso casamento à distância um pouco menos caótico.
Mas é aqui que o Trello realmente brilha para mim: como um CRM. Claro, quando seu agendamento não está tão cheio, rabiscar propostas em um bloco de notas é OK. Mas quando você estiver ocupado e perceber que esqueceu de enviar um acompanhamento para um lead experiente, é hora de escalar.
Use-o corretamente e o Trello se tornará um CRM completo que gerencia relacionamentos com clientes, rastreia seu pipeline e organiza interações com clientes.
Entrei em contato com dois especialistas, Brittany Joiner, autora de How I Trello, e Alberto Estévez, designer-chefe do Crmble, o CRM power-up do Trello, para obter suas ideias sobre como aproveitar ao máximo o Trello. Aqui, mostrarei por que o Trello funciona muito bem como um CRM e como converter seu quadro em um.
Você pode usar o modelo de CRM simples pré-criado do Zapier ou o modelo de CRM de vendas para otimizar seu processo de vendas com uma ferramenta de CRM elegante e personalizada que se adapta às necessidades do seu negócio. Os modelos incluem um formulário para coletar leads, uma planilha de dados para armazenar informações sobre leads e um rastreador visual para gerenciar o status de cada lead e iniciar ações quando necessário.
Usando o Trello como CRM: por que funciona
Para pequenas e médias empresas, o Trello oferece uma maneira acessível, flexível e econômica de gerenciar relacionamentos com clientes. Há muitas maneiras criativas de usá-lo sem a complexidade ou o custo do software CRM tradicional. Aqui estão as razões pelas quais acho que funciona tão bem:
Familiaridade e facilidade de uso. A funcionalidade de arrastar e soltar do Trello imita a simplicidade de mover notas adesivas em um quadro. Manipule facilmente seus quadros, listas e cartões para mostrar diferentes estágios do seu funil. Por ser fácil de aprender, o Trello reduz a curva de aprendizado normalmente envolvida na adoção de uma nova ferramenta. Seus fluxos de trabalho no estilo Kanban são familiares para qualquer pessoa com conhecimentos básicos de gerenciamento de projetos, o que o torna uma opção acessível para qualquer nível de habilidade.
Flexibilidade e personalização. Você pode configurar seu quadro Trello de uma forma que seja adequada ao seu negócio e corresponda ao seu fluxo de trabalho específico. Se seus clientes em potencial passam por menos obstáculos — talvez apenas uma ligação rápida ou uma troca de e-mails — crie um quadro que reflita isso.
Integrações e automação. Os Power-Ups trazem muita funcionalidade ao Trello. Eu diria que o Power-Up mais útil nesse caso é o Crmble, que na verdade converte seu quadro Trello em um CRM e pipeline de vendas. Funcionalidades adicionais, como lembretes automatizados e sincronização de calendário, criam um processo mais tranquilo e automatizam quaisquer tarefas de rotina que você precise para um fluxo de trabalho mais eficiente. As integrações do Trello com o Zapier também eliminarão a necessidade de inserir dados manualmente todas as vezes.
Custo-benefício para pequenas empresas. Nem toda empresa tem dinheiro sobrando para investir centenas de dólares todo mês em um CRM, principalmente quando você está começando. A versão gratuita do Trello está repleta de recursos suficientes para você começar, e seus planos pagos também são bem acessíveis, começando em US$5/usuário/mês.
Como usar o Trello como CRM
Como uma ferramenta de gerenciamento de projetos se transforma em um poderoso CRM? Use os recursos nativos do Trello e complemente-os com complementos para extrair o máximo valor da ferramenta. Aqui, destacarei sete etapas que permitirão que você use o Trello como um CRM.
1. Defina as etapas do seu pipeline de vendas para criar seu layout do Trello
Pense no seu quadro Trello como um mapa do seu funil de vendas. Cada etapa do seu processo de vendas se torna uma lista separada no quadro. Então, normalmente você terá listas para contatos iniciais, acompanhamentos, negociações e acordos fechados — ou qualquer que seja a aparência do seu funil.
Cada cliente se tornará um cartão. Você move esses cartões de uma lista para outra conforme eles avançam no pipeline de vendas.
Por exemplo, meu quadro Trello como escritor freelancer tem listas representando estágios como Para contato , Contatado e Chamada de descoberta. Cada cartão nessas listas representa um cliente ou projeto individual.
Viu como tenho uma lista de Recursos? É um local conveniente para armazenar todos os meus modelos de mensagens frias e quentes. Adicionei uma lista com rótulos para me ajudar a visualizar quais estratégias de geração de leads funcionam para mim e o que precisa melhorar.
É claro que sua empresa pode ter necessidades diferentes. A especialista (e fã) do Trello Brittany Joiner foi gentil o suficiente para compartilhar seu quadro do Trello comigo. Veja como é.
É bem simples comparado ao meu — e funciona muito bem.
Mas um Trello CRM não se limita apenas a empresas de serviços. Alberto Estévez me mostrou como uma padaria também pode usar o Trello.
Listas como Pedido recebido, Revisão de pedido e Pedidos fechados facilitam o uso do Trello para pequenas lojas. O Trello cria um cartão para cada pedido, e eles percorrem essas listas à medida que progridem do recebimento até a conclusão. Você pode rastrear facilmente o status de cada pedido com esse tipo de representação visual.
Confira estes modelos para começar a criar seu CRM no Trello: Modelo de pipeline de CRM do Trello e CRM e pipeline de vendas do Trello.
2. Preencha cada cartão com informações do cliente
Crie cada cartão Trello como um mini-banco de dados para cada cliente, fornecendo todas as informações necessárias de uma só vez. Inclua detalhes como breves descrições e rótulos que mostrem o tipo de serviço ou produto que eles precisam e de onde vieram.
Anexe arquivos como faturas ou propostas diretamente ao cartão para ter tudo em um só lugar. A seção de comentários também é útil se você quiser adicionar notas. Veja como Brittany escolhe organizar seus cartões do Trello.
Se você quiser adicionar ainda mais detalhes aos seus cartões, o Crmble entra em cena. O Power-Up permite que você crie cartões de contato detalhados com campos adicionais, como e-mail, empresa, cargo, aniversário, endereço comercial e até mesmo valor do acordo para uma visão de 360graus do seu lead. As configurações do Crmble também permitem que você selecione e desmarque quais detalhes você deseja que sejam exibidos nos cartões.
Para mais funcionalidade, Amazing Fields é outro ótimo Power-Up para campos adicionais com melhores visuais e mais personalização. Aqui está uma visão geral visual.
Os instantâneos fornecem informações detalhadas sobre cada cliente sem precisar alternar os aplicativos.
3. Automatize a criação de cartões de leads
Preencher manualmente cada cartão com detalhes do lead é fácil se você tiver poucos clientes. Mas quando o volume aumenta, o processo se torna desnecessariamente demorado e propenso a erros. Para lidar com isso, você pode configurar uma automação para criar cartões sempre que um lead preencher um formulário.
Você pode usar um Power-Up como Forms da Blue Cat e criar um formulário usando o editor de arrastar e soltar.
Especifique quais campos no formulário preenchem os campos do Trello e dedique o título do cartão.
Quando um lead preenche esse formulário no seu site, o Trello cria automaticamente um cartão no quadro.
Outra opção é usar as interfaces Zapier para criar o formulário e conectá-lo ao Trello, assim, sempre que alguém preencher seu formulário, um cartão será criado no Trello. Adicione rótulos específicos ou um menu suspenso para o tipo de serviço ou produto e torne-o tão detalhado quanto desejar. Você também pode fazer o mesmo com milhares de outros aplicativos de formulário através do Zapier.
4. Acompanhe seus acordos e processos de vendas
O Trello oferece diversas maneiras de acompanhar seus acordos e pedidos. Use listas de verificação, por exemplo, para dividir as tarefas em cada cartão de lead. Por exemplo, aqui está uma lista de verificação pré-reunião.
Você também pode acompanhar acordos com os rótulos ganhos/perdidos do Crmble. Além disso, Brittany recomenda usar estes Power-Ups para agilizar ainda mais o processo:
Calendário para mostrar cartões com datas de vencimento em uma visualização de calendário semanal ou mensal. Priorize tarefas arrastando-as e soltando-as no calendário, o que atualiza automaticamente suas datas de vencimento.
Rastreador de pacotes para anexar números de rastreamento e obter status de envio atualizado e datas de entrega previstas na frente do cartão. Ele rastreia pedidos com FedEx, USPS, UPS, DHL e muito mais, incluindo serviços internacionais.
Repetidor de cartões para copiar automaticamente um cartão todo dia, semana, mês ou ano. É muito útil para tarefas regulares de manutenção do CRM, como limpar o seu CRM.
5. Integre seu e-mail para gerenciar a comunicação com o cliente diretamente
A comunicação com o cliente é uma parte essencial do gerenciamento de um CRM. Os Power-Ups do Trello permitem que você envie, receba e organize e-mails. Aqui estão duas opções.
Crumble
O Crmble permite que você envie e-mails diretamente do Trello. Configure modelos personalizáveis que substituam marcadores de posição pelos detalhes do seu contato.
Quando você envia um e-mail, o Crmble atualiza automaticamente o cartão de contato com a comunicação mais recente.
Quadro de Envio
e-mail para Trello da SendBoard é outro Power-Up que adiciona funcionalidade de e-mail ao seu quadro Trello.
Envie e-mails e responda diretamente do Trello com o editor de rich text do SendBoard e conecte uma caixa de entrada compartilhada para dar acesso a toda a sua equipe.
Outros recursos, como responder instantaneamente com respostas automáticas e usar acionadores para enviar e-mails automatizados, convertem seu quadro Trello em um local central para todas as comunicações com clientes.
6. Automatize seu fluxo de trabalho
Os recursos nativos do Trello permitem automatizar tarefas de rotina com base em acionadores e condições. Configure regras que executem ações automaticamente, como mover cartões, atualizar status ou enviar notificações quando um cartão atender a determinados critérios.
Cartões são outro poderoso recurso de automação que torna tarefas repetitivas mais rápidas e fáceis. Envie um e-mail de acompanhamento ou atualize o status de um cliente com apenas um clique em um cartão.
Algumas regras para configurar:
Ao mover um novo cartão de cliente para a lista de integração, acione uma série de ações, como enviar um e-mail de boas-vindas, criar uma lista de verificação de tarefas de integração e atribuir um membro da equipe ao cliente.
Configure uma regra para que, quando um cartão for movido para uma nova lista (como Negociação), ele atualize sua descrição ou lista de verificação.
Envie um e-mail de solicitação de feedback ao cliente quando um cartão for movido para a lista de Venda Concluída .
Se você quiser automatizar o Trello com outros aplicativos, você pode conectar o Trello ao Zapier. Dessa forma, você pode realizar ações no Trello quando certos acionadores ocorrerem em outros aplicativos — e vice-versa. Saiba mais sobre como automatizar o Trello ou comece a usar um desses fluxos de trabalho pré-criados.
Crie novos cartões Trello a partir de novos eventos do Google Agenda
Crie cartões Trello a partir de novas respostas do Google Forms
Crie cartões Trello a partir de novas respostas do Typeform
O Zapier é uma ferramenta de automação sem necessidade de programação avançada que permite conectar seus aplicativos em fluxos de trabalho automatizados, para que cada pessoa e cada empresa possa crescer com velocidade. Saiba mais sobre como funciona.
7. Analise o desempenho com relatórios e análise de dados
Embora o Trello não seja uma ferramenta de análise de dados dedicada, com uma pequena configuração, você obtém alguns relatórios muito esclarecedores que resumem seu desempenho.
É aí que o Crmble realmente se destaca: ele monitora a atividade do seu conselho e apresenta relatórios em vários formatos para uma visão granular da saúde do seu pipeline. Primeiro, vá até o painel do Crmble para ter uma visão geral das suas vitórias. Brinque com os filtros para ajustar o período de tempo ou veja quem foram os mais vendidos e quais são os produtos mais populares.
O Crmble fornece uma visão geral de quantos acordos você está gerenciando em qualquer momento e o valor total do acordo. No relatório abaixo, você pode ver 46 acordos no total e seus diferentes estágios. A visualização do funil também mostra a taxa de conversão de estágio para estágio.
Alterne os filtros no canto superior direito para filtrar ainda mais o gráfico por acordos perdidos ou desgastados. Como tudo é clicável, filtre os dados para ter uma visão mais específica de onde seus leads estão vindo, quais estão convertendo e onde seus esforços estão dando resultado.
O Crmble também oferece uma visão específica dos membros sobre os acordos. Abaixo, você pode ver que Alberto ganhou dois acordos e o valor total deles.
Saiba quando ir além do Trello como CRM
O Trello é basicamente um CRM de primeira etapa. É uma ótima maneira de começar a gerenciar seu pipeline de clientes, mas você também precisa saber quando atualizar para uma solução mais forte.
Alberto destaca que algumas equipes podem exigir recursos de CRM mais avançados, como dados granulares sobre atividades de vendas, que o Trello não oferece (ainda).
"Você não pode criar uma tarefa que diga "ligue para este contato" e depois adicionar detalhes sobre uma tarefa específica. Isso pode se tornar mais complexo quando as empresas precisam de estatísticas sobre quanto tempo passei ao telefone com todos os meus acordos e quando um grande participante precisa se envolver."
Alberto também notou que as empresas abandonam o Trello quando precisam de segregação de informações. Como o Crmble é baseado na transparência, todos podem ver o que os outros estão fazendo. Sempre que uma empresa precisa de mais controle sobre as atividades dos representantes, por exemplo, muita transparência se torna um fator decisivo para ela.
A beleza de usar o Trello como CRM está na sua simplicidade. É fácil para você (e todos da sua equipe) aprenderem a gerenciar seus leads e clientes. Confira o artigo do Zapier sobre Pipedrive x Trello para ver como ele se compara a um CRM completo. E se você estiver pronto para seguir em frente, aqui estão as escolhas da Zapier para as melhores plataformas de CRM gratuitas e os melhores CRMs para pequenas empresas.
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