Como freelancer, já tive minha cota de relacionamentos com clientes em que o trabalho acabava saindo do escopo: o projeto se arrastava por muito tempo ou eu não conseguia os recursos necessários para trabalhar com eficiência. Meus clientes tinham boas intenções, mas não estabelecemos um plano de jogo sólido com antecedência.
É por isso que comecei a usar uma declaração de trabalho (SOW) com novos clientes: ela nos permite estabelecer um processo com antecedência e garante que estamos na mesma página antes de começar. Aqui, estou compartilhando o modelo SOW gratuito que criei. Faça uma cópia e ajuste-a usando as instruções abaixo.
Table de conteúdo:
O que é uma declaração de trabalho (SOW)?
Uma declaração de trabalho (SOW) é um documento que define todos os componentes acordados de um projeto, incluindo tarefas, entregas e marcos específicos. Um SOW é comumente usado para estabelecer expectativas e evitar mal-entendidos entre as partes.
O que uma declaração de trabalho inclui?
Veja o que está incluído em um SOW:
Visão geral do projeto
O propósito e os objetivos do projeto
Uma análise de tarefas e entregas
O cronograma do projeto, incluindo marcos
Uma lista de recursos necessários
O local onde o trabalho será realizado
O orçamento do cliente, o preço de cada entrega e um agendamento de pagamento
Definições de termos e condições especiais
Declaração de trabalho x outros documentos
Uma declaração de trabalho abrange apenas as especificidades de um projeto; ela não substitui outros documentos importantes, como um contrato com o contratante, que entra em detalhes como NDAs e propriedade de entregas. Veja como uma declaração de trabalho se compara a outros documentos comuns.
Escopo de trabalho: O escopo de trabalho é uma seção dentro de um SOW que define especificamente os limites, objetivos e tarefas de um projeto.
Service Level Agreement (SLA): Um SLA define os padrões de desempenho, expectativas de qualidade e compromissos de serviço entre um provedor e um cliente. Um SOW, por outro lado, foca no escopo do projeto, nas responsabilidades e nas entregas.
Contrato: Um contrato é um acordo legalmente vinculativo que descreve os termos, condições e obrigações gerais entre as partes, enquanto um SOW detalha as tarefas, entregas e cronogramas específicos dentro desse acordo. Um SOW pode ser juridicamente vinculativo, mas você deve trabalhar com um advogado se esse for o seu objetivo de e-mail.
Observação: não sou advogado e criei este documento principalmente como uma ferramenta de comunicação e gerenciamento de projetos.
Quando você deve usar um SOW?
Você deve usar um SOW sempre que iniciar um novo projeto com um cliente. Pode parecer exagero, mas oferece alguns benefícios importantes:
Um escopo mais claramente definido. Ao criar um SOW antes de iniciar um projeto, você definirá detalhes importantes, como cronogramas e responsabilidades, com antecedência.
Comunicação de projeto mais fácil. Você e seu cliente terão o mesmo documento para consultar quando falarem sobre detalhes do projeto.
Melhor definição de limites. Nos casos em que um cliente tenta levar o trabalho para fora do escopo acordado, você terá um documento SOW para apontar como seu limite.
Modelo de declaração de trabalho
Aqui está um modelo de declaração de trabalho que você pode copiar e usar como base para seu próximo projeto. É um documento do Google, mas você pode baixá-lo em outros formatos, como .doc ou .pdf.
Este modelo de declaração de trabalho inclui uma formulação básica para basear os termos do seu SOW — sinta-se à vontade para expandi-los ou modificá-los para que façam sentido para você. E lembre-se, se você precisar de uma linguagem juridicamente vinculativa em seu documento de trabalho, trabalhe com um advogado para acertar os detalhes.
Como preencher seu modelo de SOW
Aqui está um passo a passo de como preencher o modelo SOW.
1. Rotule seu SOW
Depois de fazer uma cópia do modelo de SOW, rotule-o como uma declaração de trabalho e inclua o nome da sua empresa e o nome do cliente. Gosto de incluir um número SOW para facilitar o rastreamento. Eu baseio isso na data, mas você também pode simplesmente numerá-los na ordem em que os cria. Crie um sistema de numeração que permita organizar seus SOWs de uma forma que funcione para você.
2. Escreva uma introdução
A introdução fornece uma visão geral rápida das pessoas, objetivos e trabalho envolvidos no projeto. Não é preciso ir muito fundo aqui. Basta fazer um resumo de alto nível para fazer referência ao assunto do documento.
3. Definir o propósito e os objetivos
O propósito e os objetivos estabelecerão por que você está realizando este projeto e o que você e o cliente desejam alcançar. Que problema você está tentando resolver e que retorno sobre o investimento você espera? Algumas empresas mencionam indicadores-chave de desempenho (KPIs) aqui, então você pode adicioná-los se eles ajudarem você a permanecer no caminho certo.
4. Listar as tarefas do projeto
Estas são as tarefas que você concluirá para concluir este projeto. Não tenha medo de ser muito específico nesta seção, pois ela define o trabalho que você fará no projeto. Assim como fiz na captura de tela de exemplo do SOW abaixo, considere listar quais tarefas você não fará para evitar o aumento do escopo.
5. Listar as entregas do projeto
Os resultados são os produtos ou serviços que você fornecerá e aos quais suas tarefas contribuirão: os itens digitais ou físicos que você entrega ao seu cliente. Por exemplo, se sua tarefa for criar gráficos, o resultado final seriam os próprios gráficos.
Os resultados se dividem em duas categorias.
Os resultados do processo impulsionam um projeto, mas não o concluem (por exemplo, um esboço de postagem no blog).
As entregas do produto são os resultados finais que atendem aos requisitos do projeto (por exemplo, uma postagem no blog concluída).
Inclua ambos os tipos de entregas nesta seção para manter seu projeto no caminho certo em todas as fases.
6. Adicione o agendamento do projeto
É aqui que você colocará o cronograma do projeto, idealmente dividido em fases e marcado por marcos. Dependendo do seu trabalho e do trabalho do seu cliente, do estilo de trabalho e das preferências, você também pode incluir as horas necessárias para concluir cada tarefa e entrega. Projetos recorrentes, como contratos de retenção, podem incluir prazos repetidos no agendamento.
Pense em usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para dividir suas tarefas, entregas e marcos para seu SOW. Você poderá ver todos esses fatores em uma linha do tempo mais clara ao organizá-los em itens individuais no seu software. Além disso, os recursos de colaboração ajudarão você a resolver os detalhes com seus colegas.
7. Estabelecer o local de trabalho
Anote onde os recursos que você precisará para executar o trabalho estão localizados e onde você realmente concluirá o trabalho. Se aplicável, mencione também em quais locais você não trabalhará. Por exemplo, você pode preferir fazer todo o trabalho digital remotamente, não na empresa do cliente.
8. Descreva o orçamento, os preços e o agendamento de pagamento
Descreva aqui tudo relacionado a dinheiro. Liste o orçamento do cliente para este projeto e, em seguida, seu preço para cada entrega. Depois disso, escreva o cronograma segundo o qual você receberá o pagamento. Você também pode incluir termos de preço como líquido 30 (pagamento 30 dias após a fatura) aqui, se aplicável.
Observação: depois de organizar e assinar seu SOW, use os modelos de fatura do Zapier ou seu software de faturamento para receber o pagamento.
9. Listar todos os recursos necessários
Liste aqui todos os recursos que você precisará do cliente para concluir o projeto, como equipamentos ou documentação. Esta não é uma seção SOW tradicional, mas acho que ajuda em projetos que envolvem muita ida e volta, como tarefas de redação. (Agradecimento à Peak Freelance por inspirar esta seção com uma ideia semelhante em seu exemplo de declaração de trabalho.)
10. Definir termos e condições especiais
Coloque aqui quaisquer termos ou requisitos extras que não se encaixem em nenhuma outra categoria. Exemplos incluem processos de revisão e teste, padrões da indústria e medidas de segurança necessárias. Se algum termo diverso ficar muito longo, é sinal de que você deve adicionar uma nova seção ao modelo.
11. Assine o SOW
Sempre peça para que suas declarações de trabalho sejam assinadas por uma figura de autoridade de ambas as partes. Você pode assinar pessoalmente ou pode enviar meu exemplo de declaração de trabalho para seu aplicativo de assinatura eletrônica e, então, atribuir os espaços de assinatura a cada signatário em seu aplicativo.
Exemplo de declaração de trabalho
Agora que você conhece todas as partes que compõem um SOW, mostrarei como ele pode ser em ação. Clique na pré-visualização abaixo para ver uma versão completa do modelo.
Dicas para criar uma declaração de trabalho
Ao seguir um exemplo de declaração de trabalho, pode ser fácil cair no modo modelo, então tenha estas práticas recomendadas em mente:
Comunique-se com seu cliente enquanto cria seu SOW. Informe ao seu cliente que tipos de termos você plano incluir no seu SOW antes de entregá-lo para assinatura. Considere colaborar em um programa como o Google Docs antes de fazer uma cópia final. Convide seu cliente a adicionar sugestões e comentários para contextualizar seus termos.
Use uma linguagem consistente. Use a mesma linguagem para se referir aos mesmos conceitos importantes no seu SOW. Por exemplo, sempre chame seus resumos de "briefs" — não mude para "visão geral" em algumas seções.
Seja específico onde for importante. Se você tiver certas expectativas em mente para partes do projeto, especifique-as no SOW. Preste atenção especial à linguagem que você usa nas seções que lhe interessam, como ao descrever entregas e definir o que você não fará.
Economize tempo com automação. Tente preencher automaticamente seu modelo SOW com o Zapier e depois personalizar o Google Doc resultante. Como alternativa, você pode carregar o modelo SOW na sua ferramenta de assinatura eletrônica, para poder cuidar de tudo em um único aplicativo.
Formato SOW: O formato importa?
É fácil se prender à formatação e às seções do seu SOW. Mas lembre-se: sua declaração de trabalho é, antes de tudo, uma ferramenta para você e seu cliente comunicarem expectativas e limites. Não se preocupe muito com o formato, apenas mantenha tudo consistente. E se houver uma seção neste modelo que não sirva para você e seu cliente, você pode rejeitá-la.
Em vez de se preocupar em tornar sua declaração de trabalho o mais profissional possível, concentre-se em perguntas como:
Estou estabelecendo um relacionamento equitativo com meu cliente?
Meu SOW comunica claramente termos que serão importantes para referência posterior?
Estou levando em conta todas as maneiras pelas quais posso proteger meu negócio e, ao mesmo tempo, respeitar as necessidades dos meus clientes?
Automatize sua declaração de trabalho
Se você usa o mesmo modelo repetidamente, ele está pronto para automação. Você pode usar o Zapier para conectar o Google Docs com seus outros aplicativos, para que você possa automatizar o resto de suas tarefas tediosas relacionadas a documentos. Como mencionei anteriormente, você pode até preencher automaticamente seu modelo SOW com dados de outros aplicativos. Aqui está um fluxo de trabalho para você começar.
Copiar dados de novas linhas do Planilhas Google para um modelo do Documento Google
O Zapier é uma ferramenta de automação sem necessidade de programação avançada que permite conectar seus aplicativos em fluxos de trabalho automatizados, para que cada pessoa e cada empresa possa crescer com velocidade. Saiba mais sobre como funciona.
Cumpra os termos do seu contrato de trabalho
Seu SOW estabelecerá limites para seus projetos, e não há problema em recusar solicitações fora do escopo ou solicitar para renegociar. Mas essa regra também vale para o contrário: seu SOW é uma promessa que você fez ao seu cliente e que precisa cumprir.
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