Como ex-funcionário do Slack, passei anos participando do que provavelmente é o espaço de trabalho do Slack mais vibrante e animado do planeta. Com milhares de funcionários testando o produto, fizemos literalmente tudo o que podíamos dentro do Slack. Um dos meus recursos menos conhecidos favoritos é Workflow Builder, uma ferramenta sem código para criar automações diretamente no Slack.
O fluxo de trabalho Builder está no Slack há anos, mas só está disponível em planos pagos — e não tem problema se você nunca experimentou, porque honestamente não é tão fácil de encontrar.
Conceitualmente, também é muito parecido com um iceberg: à primeira vista, parece simples, mas os recursos de fluxo de trabalho do Slack oferecem muito mais poder sob a superfície.
Como usar o Slack fluxo de trabalho Builder
Veja como encontrar o fluxo de trabalho Builder:
Clique no nome do seu espaço de trabalho.
Selecione Ferramentas.
Selecione Construtor de fluxo de trabalho.
Como alternativa, você pode clicar no atalho automações no menu da barra lateral.
(Se não o vir, você pode adicioná-lo nas preferências do seu espaço de trabalho: clique no nome do seu espaço de trabalho, selecione Preferências, vá para a seção Navegação e marque a caixa ao lado de Automações.)
Para criar um novo fluxo de trabalho, clique em Novo fluxo de trabalho e escolha Criar fluxo de trabalho ou Criar a partir de modelo. Um modelo é a maneira mais fácil de começar.
Depois de escolher um modelo, o Slack fornece um resumo de como cada etapa da automação funcionará. Você pode editar os detalhes de cada etapa, juntamente com o título do fluxo de trabalho, clicando em Configurar antes da publicação.
Há sete opções de acionador para um fluxo de trabalho do Slack:
De um link no Slack. Cada fluxo de trabalho tem um link exclusivo. Você pode adicioná-lo em qualquer lugar no Slack, como mensagens de boas-vindas e telas. Quando alguém clicar no seu link, o fluxo de trabalho será iniciado.
Novo membro do canal. Sempre que alguém entra em um canal, você pode abrir um formulário de entrada ou, mais comum, enviar uma mensagem explicando coisas importantes sobre o canal em que ele acabou de entrar.
Reação de emoji. Você pode escolher um emoji específico em um canal específico que inicia um fluxo de trabalho, que pode ser usado para marcar tarefas como concluídas ou pedir que as pessoas se voluntariem para tarefas — tudo isso com um emoji para começar.
Data e hora agendadas. Se o sistema básico de lembretes do Slack não for suficiente para suas necessidades, você pode usar um fluxo de trabalho para enviar uma mensagem para um canal em momentos bem precisos no futuro.
Quando um item da lista é atualizado. Escolha uma lista. Quando um item ou campo nessa lista for atualizado, seu fluxo de trabalho será iniciado.
Webhook. Esta é uma opção avançada, geralmente envolvendo alguma programação. Envolve o lançamento de fluxos de trabalho quando algo acontece em outro servidor, como a obtenção de um novo cliente ou venda que é reportada em um canal de #vendas. Você pode aprender mais sobre webhooks, mas primeiro, recomendo ver se Zapier pode ajudar você a criar o fluxo de trabalho que deseja sem código.
Eventos do conector. Há vários aplicativos que podem acionar fluxos de trabalho do Slack nativamente, incluindo Asana, ClickUp, monday, Basecamp e GitHub. Por exemplo, você pode acionar um fluxo de trabalho do Slack quando uma tarefa do Asana for concluída. (Com o Zapier, você pode acionar fluxos de trabalho do Slack usando praticamente qualquer aplicativo).
Depois de acionar seu fluxo de trabalho, você pode integrar uma variedade de recursos do Slack em cada etapa. Por exemplo, você pode construir um fluxo de trabalho que coleta informações de novos funcionários por meio de um formulário, adiciona-os a um canal de integração e aos canais departamentais relevantes, atualiza a tela de cada canal com suas informações e envia mensagens automatizadas para dar-lhes boas-vindas à equipe.
9 Exemplos do Slack fluxo de trabalho Builder
Aqui estão alguns exemplos de fluxos de trabalho no Slack.
Esses exemplos levarão cerca de 15a30 minutos para serem configurados, mas quando estiverem em execução, você poderá economizar vários minutos cada vez que forem executados, para sempre. Vamos ver como cada um deles é criado.
1. Organize uma sessão de perguntas e respostas ou um AMA no Slack
Grandes reuniões geralmente incluem tempo para responder perguntas do público, mas quando se trata de como uma empresa coleta perguntas e depois descobre quais responder, há muitas maneiras de fazer isso.
Uma maneira de hospedar um AMA virtual é criar um fluxo de trabalho simples que coleta perguntas e as publica em um canal designado. Os membros da equipe podem clicar um botão (usando o acionador De um link) e verão um pop-up onde podem preencher sua pergunta e clicar em enviar. A partir daí, ela aparecerá instantaneamente como uma nova mensagem em um canal, neste caso #ceo-ama (o canal "pergunte-me qualquer coisa" do CEO). A intenção é imitar uma política de horário de expediente de "portas abertas", mas no Slack.
O Slack também tem um modelo de fluxo de trabalho AMA incorporado mais formal que você pode personalizar para atender às suas necessidades.
2. Crie um processo de aprovação de autoatendimento
Não importa em que setor você trabalha, muitas vezes você terá que pausar um projeto até que algum aspecto dele possa ser aprovado por outros. Em vendas, por exemplo, os acordos podem frequentemente apresentar termos não padronizados que precisam ser aprovados por diversas partes interessadas. Sem um processo de aprovação simplificado e automatizado, você pode acabar buscando aprovações manualmente por dias. (Na pior das hipóteses, o acordo pode até fracassar devido ao atraso.)
No Slack, um gargalo de aprovação ocorreu quando nossa equipe jurídica interna teve que revisar rapidamente as postagens do blog antes da publicação. Naquela época, a Slack era uma empresa de capital aberto, o que significava que tinha que seguir várias regras para comunicação pública, e nossos advogados ficavam atentos para garantir que não as violássemos acidentalmente. Para uma equipe de escritores tentando publicar posts diariamente, a etapa de revisão pode realmente atrasar as coisas.
Para manter as coisas em andamento, criamos um canal chamado #content-legal-review, onde os escritores da equipe de marketing usariam um atalho do fluxo de trabalho Workflow Builder para preencher um formulário, compartilhando um link para o rascunho no Google Docs, juntamente com quaisquer problemas que nossos advogados pudessem procurar.
A partir daí, o fluxo de trabalho postou a solicitação em um canal privado, onde nossos advogados eram os únicos membros. Um advogado "reivindicava" o assunto adicionando um emoji de reação 👋 para que outros membros da equipe soubessem que estavam analisando o assunto. Assim que a revisão fosse concluída, eles dariam um clique em um botão para aprová-la (depois de deixar comentários no próprio Documento Google). Os escritores receberiam uma notificação instantânea sobre a aprovação e poderiam incorporar o feedback antes da publicação.
3. Integração de novos funcionários
Não dê aos novos funcionários apenas um login no Slack e espere pelo melhor. Se o Slack for um centro de comunicação para sua empresa, os novos membros da equipe precisam de uma orientação adequada para se integrar rapidamente.
Felizmente, esse processo pode ser automatizado. O método mais simples é adicionar novos funcionários a um canal de #integração, que servirá como acionador para seu fluxo de trabalho de integração.
Seu fluxo de trabalho pode ser parecido com isto:
Enviando uma mensagem privada com ações de integração passo a passo
Atualizando a tela do seu canal com as informações do seu novo membro da equipe
Transmitir uma mensagem para todo o canal convidando outras pessoas a darem as boas-vindas ao seu novo contratado
Ao usar variáveis como o nome do seu novo funcionário, você pode personalizar sua integração no Slack em grande escala.
Você pode usar fluxos de trabalho semelhantes para dar boas-vindas a novos membros em um canal. Para canais grandes que podem ter centenas ou até milhares de membros, as automações podem ajudar os inscritos a se familiarizarem rapidamente e a conhecerem o ambiente.
4. Reúna histórias de clientes de qualquer pessoa em sua empresa
Você nunca sabe onde vai encontrar uma boa história de cliente. Certa vez, eu estava no aeroporto esperando um voo quando alguém viu o logotipo do Slack na minha jaqueta, perguntou se eu trabalhava lá e me contou o quanto sua empresa de extermínio de insetos adorava usá-lo para trocar mensagens com funcionários em campo.
Na próxima vez que entrei na internet, escrevi para o nosso canal atual #customer-stories-ideas , onde boa parte da equipe de marketing se reunia. Lá, eles poderiam marcar ideias de histórias interessantes com reações de emojis e discutir em cada tópico da ideia sobre como proceder.
Por fim, adicionamos um fluxo de trabalho para reunir as informações em um formato padrão, para que qualquer pessoa na empresa pudesse entrar no canal e executar o fluxo de trabalho para compartilhar histórias de uma chamada telefônica, tuíte aleatório ou interação pessoal.
5. Capturar solicitações de novos recursos de produtos de qualquer funcionário
Novos recursos e ideias de produtos podem surgir de qualquer lugar. Alguém na sua equipe de contabilidade pode se atrapalhar ao usar seu produto e desejar que ele tivesse um botão de desfazer bem visível para evitar erros. Ou um novo contratado pode querer compartilhar uma ideia que sempre desejou que estivesse no produto.
No Slack, tínhamos um canal #recursos-ideias e, quando o número de funcionários chegou às centenas, optamos por criar um formulário do fluxo de trabalho para capturar informações relevantes sobre essas ideias.
O canal tinha gerentes de produto e desenvolvedores de software, e eles frequentemente deixavam comentários abaixo de cada ideia sobre o quão viável seria implementar algo e quais equipes seriam responsáveis. Em alguns casos, "vitórias rápidas" — ideias boas, mas pequenas — podem ser implementadas no produto no mesmo dia.
6. Participe de reuniões com uma reação emoji
Os emojis são uma parte essencial da cultura do Slack. Eles também são uma ferramenta de comunicação útil e de baixo custo para avaliar o interesse, coletar feedback e obter uma contagem rápida de pessoas para eventos.
Você pode tornar os emojis ainda mais úteis usando-os para iniciar fluxos de trabalho. O Slack oferece modelos de fluxo de trabalho baseados em emojis para enviar notificações, transformar mensagens do Slack em tarefas do Asana e criar novos incidentes do PagerDuty.
Meu fluxo de trabalho favorito nesta categoria adiciona automaticamente uma reunião ao seu Google Agenda quando você reage com um determinado emoji.
7. Automatizar a solicitar de PTO
Enviar um e-mail para seu gerente para solicitar folga remunerada significa duas coisas: gentilezas estranhas para engraxar os sapatos ("Ei, Brian, que tal aqueles Packers? Então, de qualquer forma…") e racionalizações preventivas ("Olha, eu sei que estamos ocupados e acabamos de voltar das férias de inverno, mas…").
É muito mais fácil (e eficiente) criar um processo que permita solicitar e aprovação rápidas sem complicações. O Slack tem um modelo de fluxo de trabalho de solicitação de PTO que faz exatamente isso: os membros da equipe preenchem um formulário de solicitação, os gerentes aprovam ou negam, e o fluxo de trabalho atualiza automaticamente o solicitante.
8. Simplifique suas agendas de reuniões semanais
As reuniões de segunda-feira de manhã são sempre difíceis (principalmente se acontecem antes do café). Mas elas seriam um pouco mais fáceis se você nunca mais tivesse que montar uma pauta de reunião, certo?
O Slack pode ajudar com isso: você pode usar o modelo de fluxo de trabalho de agenda de reunião semanal recorrente para solicitar automaticamente tópicos de agenda a cada semana. O fluxo de trabalho atualizará o canal relevante com os itens da pauta que estão em discussão.
A partir daí, tudo o que você precisa fazer é aparecer, com um café na mão, e seguir a lista.
9. Gerenciar respostas a incidentes
Não importa se você está lidando com reclamações de atendimento ao cliente, bugs de produtos ou violações de segurança: é fácil que os incidentes se acumulem (ou se percam) se você não tiver um sistema para gerenciá-los.
Embora não seja o sistema mais robusto, você pode gerenciar e responder a incidentes no Slack se suas necessidades forem simples. O fluxo de trabalho de resposta a incidentes do Slack reúne uma descrição do incidente, um link (se relevante) e a pessoa responsável por responder ao incidente.
O fluxo de trabalho padrão cria um canal especial do Slack para responder ao incidente, fixa uma mensagem no topo do canal com os detalhes do incidente e convida pessoas relevantes para o canal.
Use qualquer aplicativo para acionar fluxos de trabalho do Slack com o Zapier
O Slack tem um portfólio sólido de integrações nativas, mas apenas algumas delas podem ser usadas para acionar fluxos de trabalho. Suas opções estão limitadas principalmente a ferramentas de gerenciamento de projetos como Basecamp, Asana e monday. Depois de acionar um fluxo de trabalho, você pode integrar uma biblioteca mais ampla de 50+ aplicativos em sua automação. (Por exemplo, você pode criar uma página no Notion ou criar uma reunião no Zoom.)
Mas com o Zapier, você pode conectar o Slack a milhares de outros aplicativos. Saiba mais sobre como automatizar o Slack ou comece a usar um desses fluxos de trabalho pré-criados.
Enviar novos e-mails do Gmail como mensagens do canal do Slack
Defina o status do Slack em um agendamento diário automático
Enviar mensagens do Slack sempre que as linhas do Planilhas Google forem atualizadas
Zapier é a plataforma de orquestração de IA mais conectada, integrando-se a milhares de aplicativos de parceiros como Google, Salesforce e Microsoft. Use interfaces, tabelas de dados e lógica para criar sistemas seguros, automatizados e orientados por IA para seus fluxos de trabalho críticos de negócios em toda a pilha de tecnologia da sua organização. Saber mais.
Automatize o Slack para uma melhor comunicação
O fluxo de trabalho Builder do Slack pode economizar uma quantidade incrível de tempo.
Você pode transformar o Slack em um sistema operacional empresarial leve configurando fluxos de trabalho para integrar funcionários, gerenciar projetos, atender reclamações de clientes, lidar com solicitações de RH e otimizar todos os tipos de funções de coleta de informações.
Ou, em uma escala menor, você pode usar o Workflow Builder para capturar ideias que podem ser formalizadas mais tarde, acelerar as aprovações de outras equipes, criar maneiras de autoatendimento para os funcionários solicitarem ajuda da sua equipe de TI ou, até mesmo, perguntar às pessoas quais tamanhos de camiseta elas usam antes de imprimir um monte para o próximo grande piquenique da empresa.
É um produto flexível, projetado para ajudar você a ajustar qualquer tipo de processo empresarial e manter os projetos a encaminhar.
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Este artigo foi publicado originalmente em dezembro 2022. A atualização mais recente, com contribuições de Ryan Kane, foi em setembro 2024.
