É uma tarefa árdua criar eventos de calendário em massa, mas para tarefas como planejamento de eventos ou controle do tempo de ausência da sua equipe, é um trabalho que precisa ser feito.
Você pode economizar tempo usando o Zapier para criar automaticamente eventos do Google Agenda a partir de uma Planilha Google. Isso é especialmente útil quando você precisa adicionar eventos ao Google Agenda em massa ou quando seus colegas de equipe estão adicionando eventos ao seu calendário ou a um calendário compartilhado.
Com um único Zap — o que chamamos de fluxos de trabalho automatizados do Zapier — você pode criar automaticamente eventos do Google Agenda sempre que uma nova linha for adicionada a uma Planilha Google.
Mostraremos como criar automaticamente eventos do Google Agenda a partir do Planilhas Google com um Zap, nosso termo para um fluxo de trabalho automatizado. Clique no botão abaixo e siga as etapas para configurá-lo.
Gerar eventos do Google Agenda a partir de novas linhas do Planilhas Google
Veja como configurar:
Crie sua planilha no Planilhas Google (e não se esqueça de se inscrever no Zapier, caso ainda não o tenha feito).
Conecte sua conta do Google Planilhas e personalize seu acionador.
Conecte sua conta do Google Agenda e personalize seu evento de calendário.
Teste seu Zap e comece a usá-lo.
O Zapier é uma ferramenta de automação sem necessidade de programação avançada que permite conectar seus aplicativos em fluxos de trabalho automatizados, para que cada pessoa e cada empresa possa crescer com velocidade. Saiba mais sobre como funciona.
Antes de você começar
Se você ainda não tiver uma planilha criada, crie uma no Planilhas Google e não se esqueça de rotular suas colunas. Isso será importante quando você configurar seu Zap. Certifique-se de ter colunas separadas para a data e hora de início e a data e hora de término. Preencha sua planilha com algumas linhas de informações se ela estiver vazia — você usará esses dados no Zapier para testar seu Zap.
Se você não tiver informações reais para usar, você pode enviar um exemplo usando informações que você reconhecerá facilmente. Por exemplo, em vez de digitar caracteres aleatórios, use personagens fictícios para não confundir seu testar com uma submissão real. No nosso exemplo, vamos solicitar folgas para criar um calendário compartilhado do tempo que os membros da nossa equipe passam fora do escritório.
Conectar o Planilhas Google
Clique no botão acima para começar, que o levará diretamente ao editor Zap. É aqui que você cria e personaliza seus fluxos de trabalho automatizados.
Você precisará de uma conta Zapier para usar os fluxos de trabalho deste artigo. Se você ainda não tem uma conta, é grátis começar.
Primeiro, configure sua etapa acionador — o evento que inicia seu Zap. Pesquise e selecione Planilhas Google para seu aplicativo acionador e Nova linha de planilha para seu evento acionador. Se estiver usando o modelo Zap, eles serão selecionados para você. Em seguida, faça login com sua conta do Planilhas Google, caso ainda não tenha feito isso, e clique em Continuar.
Para cada aplicativo que você conectar, o Zapier solicitará um conjunto geral de permissões que lhe permitirá ser flexível com seus Zaps. As únicas ações que o Zapier realiza nas suas contas de aplicativo são aquelas que um determinado Zap precisa para realizar o que você configurou.
Personalize seu acionador
Em seguida, você precisa informar ao Zapier qual planilha e planilha de trabalho, se aplicável, você deseja acionar seu Zap.
No campo Planilha , clique no menu suspenso para selecionar seu arquivo do Planilhas Google. Em seguida, clique no menu suspenso abaixo do campo Planilha para selecionar uma Planilha específica. Se você não tiver várias planilhas em um único arquivo, geralmente será Planilha1.
Clique em Continuar.
Testar seu acionador
Agora é hora de testar nosso acionador. O Zapier encontrará uma linha existente na sua Planilha Google para usar como dados de amostra. Essas informações serão usadas em etapas posteriores para finalizar a construção do restante do nosso Zap. Clique no botão testar acionador .
Se as informações do teste parecerem corretas, clique em Continuar com o registro selecionado. Se algo não parecer certo ou se o Zapier não conseguir encontrar uma linha na sua planilha, volte para a etapa anterior e verifique novamente se tudo está correto.
Conecte e personalize o Google Agenda
Em seguida, personalizaremos a etapa de ação. Uma ação é um evento que um Zap executa após ser acionado.
Usaremos o Google Agenda como nosso aplicativo de ação e Criar evento de calendário detalhado como nosso evento de ação, que será selecionado para você se estiver usando o modelo Zap. Em seguida, conecte sua conta do Google Agenda, caso ainda não tenha feito isso, e clique em Continuar.
Personalize seu evento de calendário
Em seguida, personalizaremos como queremos que nosso evento do Google Agenda apareça.
Clique no menu suspenso em Calendário para selecionar o calendário específico no qual você deseja que o Zapier crie um evento. Por exemplo, se você tiver um calendário de equipe separado do seu calendário pessoal.
O campo Resumo é o texto principal do calendário que aparece em qualquer evento do Google Agenda. Clique em Inserir texto ou inserir dados. Se quiser usar informações de linha da sua Planilha Google, selecione um campo da Planilha Google no menu suspenso. Você também pode digitar um texto, que aparecerá o mesmo sempre que o Zap for executado.
Neste exemplo, usaremos o nome da nossa Planilha Google e algum texto para indicar que este evento do calendário representa o período de férias de um funcionário.
Esse processo é chamado de mapeamento de campo. Quando você mapeia um dado — como um nome de contato — o que você vê no editor é um espaço reservado. Esses dados de espaço reservado só serão usados pelo nosso Zap quando o testarmos. Quando o Zap estiver em execução, dados reais do Planilhas Google (ou qualquer aplicativo que você selecionar) serão usados quando o Zap for executado.
Saiba mais sobre mapeamento de campos em nosso guia de início rápido do Zapier.
Em seguida, preencha o campo Descrição com qualquer texto ou campo do Planilhas Google que desejar. Neste exemplo, usaremos apenas algum texto.
Em Data e hora de início, selecione os campos que deseja usar da sua Planilha Google no menu suspenso. Você pode selecionar mais de uma opção. Faça o mesmo para o campo Data e hora de término .
Observação: Esta etapa é onde a formatação realmente importa, principalmente se você precisar criar eventos de calendário que sejam mais curtos que um dia inteiro ou que comecem ou terminem em horários muito específicos. Descobrimos que é mais fácil listar datas e horários em uma célula em nossa Planilha Google — por exemplo, 10/09/2024 9:00— em vez de listar datas e horários em células separadas.
Personalize as opções restantes como quiser — por exemplo, se quiser lembretes personalizados ou usar uma cor específica para eventos que este Zap cria no seu calendário. Você também pode especificar se o evento deve aparecer como um evento de dia inteiro selecionando Sim no menu suspenso do campo Dia inteiro .
Quando terminar, clique em Continuar.
Teste seu Zap e comece a usá-lo
Agora é hora de testar nosso Zap para ter certeza de que funciona. Quando você clicar em testar etapa, o Zapier criará um evento do Google Agenda usando informações da nossa Planilha Google.
Você pode pular este teste se quiser clicando no botão Pular teste localizado no canto inferior direito. No entanto, você deve testar seu Zap para ter certeza de que seu evento de calendário foi criado corretamente.
Se o testar for bem-sucedido, você verá uma mensagem como esta.
Abra o Google Agenda e encontre seu evento no calendário para garantir que ele esteja correto. Se for um evento de dia inteiro, será algo assim:
E se o evento não durar o dia todo, será algo assim:
Depois que tudo estiver configurado corretamente, você estará pronto para começar a usar seu Zap.
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Este artigo foi publicado originalmente em setembro 2017, com atualizações anteriores de Hannah Herman. Foi atualizado mais recentemente em outubro 2024 por Khamosh Pathak.
