Como fazer quadros Kanban do Planilhas Google (ou usar um destes 6 modelos)

Para planejadores de projetos compulsivamente organizados e visualmente orientados como eu, é quase impossível fazer tudo sem listas e tabelas simples, organizadas e (idealmente) codificadas por cores. Um quadro Kanban é um método ágil de monitorar o progresso de vários projetos, para que você (e seus colegas de equipe) não deixem nenhuma tarefa passar despercebida.

Para a maioria das pessoas, qualquer um dos muitos aplicativos Kanban dedicados deve ser suficiente para criar e compartilhar quadros com integrações convenientes e funcionalidade de arrastar e soltar. Mas para os viciados em planilhas que praticamente vivem no Google Workspace, há outra opção: criar um quadro Kanban no Planilhas Google.

Embora não seja tão conveniente ou funcional quanto o software Kanban, já que você não pode arrastar e soltar tarefas tão facilmente, ainda é possível. Veja como criar seu próprio quadro kanban do Planilhas Google, além de seis modelos pré-criados que podem ser personalizados para se adequar aos fluxos de trabalho do seu projeto.

Índice:

• Como criar um quadro Kanban no Planilhas Google

• 6 modelos de quadro kanban do Google Sheets

  • Modelo básico de quadro Kanban

  • Modelo detalhado de quadro Kanban

  • Modelo de quadro Kanban baseado em progresso

  • Modelo de quadro Kanban baseado em tempo

  • Modelo de quadro Kanban básico para desenvolvimento de produto

  • Modelo de quadro Kanban para implementação de recursos ágeis

• Automatize seus quadros Kanban do Planilhas Google

Como criar um quadro Kanban no Planilhas Google

Reitero que as ferramentas dedicadas de quadro Kanban são muito mais fáceis de usar e robustas do que os quadros Kanban do Planilhas Google. Eu gosto muito de arrastar e soltar, que também é um princípio fundamental dos quadros Kanban, e o Planilhas só consegue fazer isso de certa forma .

Dito isso, algumas pessoas podem não querer adicionar o aplicativo número 47 ao seu fluxo de trabalho ou podem ficar presas dentro do ecossistema do Google Workspace, como Barb no Mundo Invertido (RIP). Quer você precise criar seu próprio quadro kanban no Planilhas ou simplesmente queira, há algumas maneiras diferentes de fazer isso. Desenvolvi meu próprio método, que acredito ser o mais próximo de um quadro Kanban real. Aqui está a essência.

1. Crie seu quadro usando títulos de colunas, bordas e codificação de cores.

2. Crie um modelo de cartão de tarefas com detalhes inseridos como uma nota.

3. Copie o modelo do cartão sempre que tiver uma nova tarefa.

4. Arraste e solte o novo cartão na coluna relevante.

Etapa 1: Defina os títulos das colunas

A primeira coisa que você fará para criar seu quadro Kanban é rotular suas colunas com status digitando nas primeiras células da linha 1. 

Para este exemplo, criarei um quadro com a estrutura Kanban mais básica —Backlog, Fazendo, Revisão e Concluído— mas você pode adicionar quantos status quiser e rotulá-los como quiser. Nerds de fantasia, por exemplo, podem optar por esta metodologia ágil com tema do SdA: Hobbit (Backlog), Sociedade (Fazer), Torres (Revisar) e Rei (Concluído).

No mínimo, a maioria dos quadros Kanban terá títulos para alguma versão de Backlog/A fazer, Em andamento/Fazendo, Aprovação/Revisão e Concluído/Concluído. Mas não há regras rígidas e rápidas. Elas podem variar muito em ordem, número ou fraseado para atender aos fluxos de trabalho específicos de uma organização.

Etapa 2: Formatar os títulos

Caso suas listas fiquem longas o suficiente para que você precise rolar para baixo, também é uma boa ideia congelar essa linha para que ela fique sempre no topo. Basta ir em Exibir > Congelar e selecionar a linha1 . 

Nesse ponto, também gosto de expandir as colunas para que as células tenham mais espaço para respirar. Para manter a consistência, realce todas as quatro colunas (segure Shift, clique na coluna A e depois clique na coluna final) e arraste a borda para ampliá-las igualmente.

Também gosto de colocar o texto do cabeçalho em negrito e centralizá-lo para diferenciar as células de status do restante das células.

Etapa 3: formatar o quadro

Em seguida, você definirá o tamanho colocando bordas ao redor da área que você deseja que funcione visualmente como seu quadro. Para clique fazer isso, selecione a área que se tornará seu quadro, clique no ícone Bordas (aquele pequeno em forma de grade ao lado da lata de tinta) na barra de ferramentas e selecione a primeira opção.

Você pode fazer sua tabela se estender infinitamente no Google Void aplicando bordas a todas as colunas, mas, para fins visuais, vamos defini-la como uma tabela definida.

Então, como sou compulsivamente obcecado por detalhes imperceptíveis, gosto de adicionar bordas extras em negrito ao redor das caixas de cabeçalho, das colunas e das bordas externas da tabela. (Para fazer isso, selecione essas células, clique no ícone Bordas, clique no ícone abaixo do lápis e selecione a linha sólida mais grossa.)

Por fim, é hora de alternar as cores para ajudar a distinguir visualmente as células. Destaque toda a sua tabela, vá em Formatar e clique na função previsivelmente intitulada Cores alternadas . Gosto de dar um toque especial com alguma cor, mas você pode deixar em tons de cinza se preferir.

Nesse ponto, também gosto de dobrar aproximadamente a altura das células abaixo dos cabeçalhos para dar espaço suficiente para que o texto não fique cortado. Então, centralizo o texto horizontalmente e verticalmente, só para fazer com que tudo pareça limpo, intencional e consistente.

Etapa 4: Criar um banco de modelos de cartão de tarefas

Agora que seu quadro está configurado, é hora de criar os cartões de tarefas que serão colocados em células individuais. Para emular a natureza de arrastar e soltar do software Kanban, gosto de criar um banco de modelos de cartões abaixo da tabela.

Eu formato esse banco exatamente como as células da tabela, dou um nome genérico à célula do modelo e deixo uma caixa em branco abaixo da célula do modelo. Também adiciono uma nota à célula do modelo (clique com o botão direito do mouse na célula e clique em Inserir nota) e digite detalhes adicionais que serão aplicados ao cartão, como:

• Prioridade

• Data de vencimento

• Descrição

• Estimativa de tempo

• Cessionário

As notas, infelizmente, não são muito dinâmicas. Mas, embora não seja possível aplicar nativamente formatação condicional aos dados em notas, você pode usar complementos do Planilhas que podem. Isso pode permitir que você faça coisas como marcar responsáveis ou atualizar cores quando uma data de vencimento tiver passado. Como alternativa, você pode usar colunas ocultas ao lado do seu quadro para armazenar detalhes adicionais da tarefa.

Quando chegar a hora de criar um novo cartão, basta copiar o modelo, colá-lo na célula abaixo e preencher tudo. Quando estiver pronto para adicionar isso ao quadro, passe o cursor sobre a borda da célula e você poderá arrastar e soltar. (Isso também exibirá a nota que você deixou, exibindo detalhes adicionais sobre o cartão.) Faça o mesmo para mover o cartão entre as colunas.

Lembre-se de copiar e colar seu modelo sempre que fizer um novo cartão. Você pode até mesmo expandir seu banco de modelos para adicionar novos modelos de cartão se tiver informações diferentes para colocar na nota.

6 modelos de quadro kanban do Google Sheets

Se criar seu próprio quadro Kanban ainda parece muito complicado, é porque realmente é. E é por isso que preparei seis para você. 

Cada um desses modelos gratuitos de quadro Kanban do Planilhas Google atende a diferentes tipos de fluxos de trabalho com variados graus de complexidade. Se o seu fluxo de trabalho específico não estiver representado, basta escolher o mais próximo e alterá-lo conforme sua preferência.

Encontre o que você gosta e clique no botão para fazer uma cópia da planilha que você pode editar como quiser.

Modelo básico de quadro Kanban

Este quadro kanban geral é um ponto de partida perfeito para iniciantes ágil (bem diferente deiniciantes ágil, que são pessoas muito atléticas, mas inexperientes). Use isso para um fluxo de trabalho padrão que leva os cartões de um banco de tarefas futuras até a conclusão. 

Observação: adicionei uma linha extra na parte inferior para tarefas urgentes que têm precedência sobre qualquer outra linha, mas você sempre pode excluí-la.

Cabeçalhos de coluna: (4) Backlog, Fazendo, Revisar, Concluído

Modelo detalhado de quadro Kanban

Uma extensão do modelo básico, este modelo mais detalhado inclui duas colunas extras. Após o banco de cartões pendentes, a coluna Histórias é para cartões dedicados a uma meta essencial do usuário, conforme a estrutura ágil. Isso também adiciona uma coluna a fazer antes de Fazendo, adicionando uma etapa mais detalhada entre os cartões pendentes e os cartões que você está se preparando para abordar.

Cabeçalhos de coluna: (6) Backlog, Histórias, A fazer, Fazendo, Revisão, Concluído

Modelo de quadro Kanban baseado em progresso

Para fluxos de trabalho com várias fases de aprovação para cada tarefa, experimente o modelo de quadro Kanban baseado em progresso. Os cartões passam do backlog por quatro subestágios da coluna Em andamento . Ajuste os títulos dos subestágios para atender às suas necessidades. Para ajustar o número de subestágios, basta adicionar ou excluir mais colunas.

Cabeçalhos de coluna: (3) Backlog, Em andamento, Concluído

Modelo de quadro Kanban baseado em tempo

Para fluxos de trabalho baseados em blocos de tempo, considere um modelo Kanban mais estruturado como este. Os cartões são movidos do backlog para a coluna do cronograma relevante: Hoje para tarefas em andamento, ou Esta semana, Este mês ou Próximo mês para prazos menos urgentes. 

As notas no modelo de tarefa também incluem um "Próximo passo" para o próximo cessionário, bem como uma legenda para codificar por cores vários cessionários para tarefas. (Você também pode copiar essa célula e colá-la em qualquer outro modelo.)

Cabeçalhos de coluna: (6) Pendências, Hoje, Esta semana, Este mês, Próximo mês, Concluído

Modelo de quadro Kanban básico para desenvolvimento de produto

O desenvolvimento de produtos é complexo, mas este modelo básico simplifica os fluxos de trabalho em cinco etapas essenciais. Os conceitos de produto passam do Backlog para Análise e depois Desenvolvimento— ambos com subestágios para Em andamento e Aprovado— e terminam com as colunas Teste e Implantação.

Cabeçalhos de coluna: (5) Backlog, Análise, Desenvolvimento, testar, Implantação

Modelo de quadro Kanban para implementação de recursos ágeis

Este quadro Kanban complexo usa colunas específicas para implementações de recursos ágeis. Os cartões progridem de um backlog de ideias gerais para o conceito de recurso e o conceito de história, depois para o desenvolvimento da história e do recurso e, por fim, para a implantação e entrega.

Cabeçalhos de coluna: (7) Backlog de ideias, Conceito de recurso, Conceito de história, Desenvolvimento de história, Desenvolvimento de recurso, Implantação, Entrega

Automatize seus quadros Kanban do Planilhas Google

Agora que você sabe como criar um quadro Kanban no Planilhas Google, está pronto para o próximo passo: automação do Planilhas Google.

O Zapier pode integrar o Google Sheets com milhares de outros aplicativos para fazer coisas úteis com seu quadro kanban, como enviar mensagens do Slack sempre que linhas forem atualizadas ou gerar eventos de calendário a partir de novas linhas. Saiba mais sobre como automatizar o Planilhas Google ou comece a usar um desses fluxos de trabalho pré-criados.

E se você finalmente ceder e adotar um aplicativo Kanban dedicado, o Zapier também pode automatizá-lo. Saiba mais sobre como automatizar seu quadro Kanban.

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Este artigo foi publicado originalmente em janeiro 2024. A atualização mais recente, com contribuições de Allisa Boulette, foi em fevereiro 2025.