Como usar variáveis do Google Docs

Quando trabalhei em um escritório de advocacia, editei muitos documentos modelo, como cartas de engajamento, declarações juramentadas e documentos de faturamento. Como a lei é a lei, não havia absolutamente nenhuma margem para erro. Minha única estratégia para garantir que eu preenchesse todos os documentos corretamente era simplesmente ser muito, muito cuidadoso. (Eu nunca disse que era uma ótima estratégia.) 

Processadores de texto como o Google Docs evoluíram muito desde então. Agora você pode usar chips variáveis no Google Docs para agilizar o processo de criação e edição de modelos. 

Aqui, mostrarei como usar variáveis do Google Docs para criar e preencher seu modelo. 

Table de conteúdo:

• O que são variáveis do Google Docs?

• Como usar variáveis no Google Docs

• Casos de uso para variáveis do Google Docs

• Automatize o Google Docs

O que são variáveis do Google Docs? 

Os chips variáveis do Google Docs permitem que você insira dados dinâmicos, como nomes, datas e endereços, no seu documento. Depois, você pode inserir o valor da variável uma vez, e o Google Docs atualizará o restante. Dessa forma, você pode preencher campos repetidos ao mesmo tempo, garantindo consistência em todo o documento.

Observação: os chips variáveis do Google Docs estão disponíveis atualmente apenas em contas escolares ou corporativas do Google qualificadas.

Como usar variáveis no Google Docs 

Existem algumas maneiras de inserir variáveis do Google Docs. Na minha experiência, essa é a maneira mais rápida de fazer isso. (Usarei uma carta de adoção de cachorro como modelo.)

1. Abra seu modelo (ou um novo documento) no Google Docs. 

2. Coloque o cursor onde deseja inserir uma variável. Digite @ e clique em Variável (na seção Chips Inteligentes ) ou insira Variable.  

   

3. Na janela Criar variável que aparece, insira um nome de variável reconhecível. Em seguida, clique em Criar. 

   

4. Copie e cole essa variável onde você precisar dela no documento.

5. Para definir o valor da variável (o texto exibido para essa variável nessa versão específica do seu modelo), clique na área onde diz Nenhum valor para esse chip de variável.

   

6. O Google Docs adicionará um contorno grosso ao redor da primeira instância dessa variável diretamente no documento e destacará as ocorrências subsequentes. Insira o valor na primeira instância. Neste exemplo, digitei o nome do cachorro que será adotado em breve, Taco. 

Observação: o Google Docs modifica automaticamente o texto variável para corresponder ao formato do texto ao redor. Por exemplo, se o texto ao redor estiver em negrito, o texto da variável também estará em negrito. 

É isso! Basta enxaguar e repetir as etapas acima para adicionar novas variáveis ao seu modelo. 

Alterar uma variável no Google Docs

O ideal seria que muitos cães fossem adotados. Toda vez que você envia uma carta de adoção, tudo o que você precisa fazer é editar uma variável no documento, pressionar Enter e todas as outras instâncias serão atualizadas automaticamente para corresponder. Observação: você só pode editar o valor da variável no documento, não no painel Variáveis . 

Casos de uso para variáveis do Google Docs 

Há inúmeras maneiras de usar variáveis no Google Docs para otimizar seus fluxos de trabalho diários. Aqui estão algumas ideias para você começar. 

• RH e recrutamento. Se você tiver cartas modelo, como ofertas de emprego e acordos de rescisão, use variáveis para atualizar o nome do destinatário e a data de início ou término.  

• Marketing. Atualize e-mails de marketing padronizados, como mensagens de boas-vindas e solicitações de feedback, com o nome do cliente e links relevantes.   

• Contabilidade. Enviando faturas? Use variáveis para preencher automaticamente instâncias repetidas do valor devido e da data de vencimento do pagamento.

• Comércio eletrônico. Se você estiver enviando e-mails pós-compra, como mensagens de confirmação e agradecimentos, use variáveis para atualizar o nome do produto e o número do pedido.  

Automatize o Google Docs 

Os chips variáveis no Google Docs são úteis, mas ainda faltam alguns recursos para automatizar completamente o processo de preenchimento de modelos de documentos. 

Com o Zapier, você pode conectar o Google Docs a milhares de outros aplicativos, incluindo o Planilhas Google e o Formulários Google. Dessa forma, você pode fazer coisas automaticamente, como preencher um modelo do Google Docs ou criar novos modelos com base nas respostas do formulário e, então, armazenar essas respostas no Airtable ou em outro banco de dados.

Saiba mais sobre como automatizar o Google Docs ou comece a usar um desses fluxos de trabalho pré-criados.

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Este artigo foi publicado originalmente em agosto 2023. A atualização mais recente foi em maio 2025.