O Calendly não é particularmente difícil de usar, o que explica em parte por que ele é um dos melhores aplicativos de agendamento de reuniões. Mas isso não significa que todos os recursos sejam óbvios, e alguns dos melhores recursos do Calendly ficam um pouco escondidos.
Embora eu seja um grande defensor de apertar todos os botões para aprender a usar um aplicativo, entendo que você pode não ter tempo para fazer isso. Então eu fiz isso por você. Aqui estão os sete recursos ocultos do Calendly que você pode usar para facilitar o agendamento.
1. Adicionar buffers entre eventos do Calendly
Interromper um cliente no meio de uma conversa nunca é bom. Mas se o seu dia for cheio de reuniões consecutivas, isso vai acontecer. A melhor maneira de evitar isso é adicionar um buffer — blocos "ocupados" — antes e depois de uma reunião. Veja como fazer isso automaticamente no Calendly.
Na página inicial do Calendly, clique no ícone Configurações da reunião , que se parece com uma engrenagem, para um determinado Tipo de evento. Em seguida, selecione Editar.
Na página Editar tipo de evento , clique em Quando as pessoas podem reservar este evento?
Na seção em Deseja adicionar tempo antes ou depois dos seus eventos?, selecione quando deseja adicionar um buffer (você pode selecionar antes ou depois). Se seus dias são regularmente preenchidos com reuniões consecutivas, recomendo adicionar pelo menos um intervalo de 10minutos antes e depois.
Clique em Salvar e Fechar.
Agora você tem um tempinho para se preparar para a próxima reunião, tomar um café e até mesmo ir ao banheiro.
Observação: os buffers são específicos do evento, portanto você pode personalizar as configurações de buffer para cada um dos seus Tipos de Evento.
2. Limite o número de consultas por dia
Você provavelmente não quer estar em reuniões o dia todo, todos os dias. Em algum momento, você precisa fazer algum trabalho focado. É por isso que pode ser uma boa ideia limitar o número total de reuniões que você permite por dia, independentemente de quando elas ocorrerem. Veja como fazer isso.
Na página inicial do Calendly, clique no ícone Configurações da reunião , que se parece com uma engrenagem, para um determinado Tipo de evento. Em seguida, selecione Editar.
Na página Editar tipo de evento , clique em Quando as pessoas podem reservar este evento?
Clique em Regras adicionais para sua disponibilidade.
Na seção Condições de agendamento , em Máximo de eventos permitidos por dia para este tipo de evento, insira seu limite de reuniões.
Clique em Salvar e Fechar.
É isso. Não será mais possível que seu dia tenha cinco reuniões de uma hora quando você definir o limite para três.
3. Criar eventos secretos
Digamos que sua disponibilidade para reuniões esteja definida apenas para a tarde, sem manhãs. Mas, caso alguém só possa encontrá-lo pela manhã, você ainda deve oferecer a conveniência de reservar pela sua página de agendamento. É aí que entram os eventos secretos.
Os eventos secretos do Calendly não aparecem na sua página principal de agendamento e só podem ser visualizados e reservados por convidados que tenham o link do evento.
Na página inicial do Calendly, clique no ícone Configurações da reunião , que se parece com uma engrenagem, para o Tipo de evento que você deseja tornar secreto. Em seguida, selecione Editar.
Na página Editar tipo de evento , clique em Quando as pessoas podem reservar este evento?
Clique em Regras adicionais para sua disponibilidade.
Na seção Evento secreto , clique em Tornar este um evento secreto.
Clique em Salvar e Fechar.
Na sua página inicial do Calendly, todos os eventos secretos serão marcados com um ícone secreto, que se parece com um olho com uma linha atravessando-o.
Quando você quiser dar a alguém acesso à sua página de agendamento com um determinado evento secreto disponível, copie o link do evento como faria normalmente e compartilhe-o.
4. Use enquetes de reunião para reservar um evento de grupo
Qualquer pessoa que já tentou organizar um evento em grupo entende a dificuldade de encontrar um horário que funcione para todos. Com as enquetes de reunião do Calendly, você pode deixar seus convidados votarem em uma lista selecionada de horários que funcionam melhor para eles. Depois você pode analisar os votos e agendar o horário preferido para a reunião.
Vamos primeiro criar a enquete da reunião.
Na página inicial do Calendly, clique em + Criar. Em seguida, selecione Enquete da reunião.
Agora você precisa selecionar a duração do evento e os horários em que deseja oferecer aos convidados a votação.
Modificar a duração do evento: Por padrão, a duração do evento é definida como 30 minutos. Mas é fácil mudar isso. No painel lateral da enquete da reunião , em Duração, clique no sinal de adição para baixo (
∨). Em seguida, clique no tempo desejado ou insira uma duração personalizada.
Selecione os intervalos de tempo: clique nos intervalos de tempo que deseja oferecer (até 40) diretamente no seu calendário. Se você quiser visualizar os horários selecionados em uma lista, clique no sinal de menos (
∨) ao lado de /40 horários selecionados.
Clique em Avançar.
Edite os detalhes da reunião, incluindo o nome e o local.
Clique em Publicar enquete da reunião.
Na janela pop-up que aparece, clique em Copiar link. Agora você pode compartilhar a enquete da reunião com seus convidados.
Qualquer pessoa que receber o link terá acesso à página de enquete da reunião, onde poderá votar nos horários mais adequados para ela. Aqui está um exemplo da aparência da página.
Depois que todos os votos forem contabilizados, você pode agendar uma reunião com base nos votos mais votados.
Na página inicial do Calendly, clique em Eventos agendados.
Clique em Pendente. Em seguida, selecione o evento para o qual você enviou a enquete da reunião para obter mais detalhes do evento.
Na visualização expandida do evento, o Calendly exibe uma lista dos convidados do Top Times votados. Clique em Reservar horário para a reunião no horário que melhor funciona para a maioria das pessoas.
Na janela pop-up exibida, clique em Reservar reunião para confirmar os detalhes da reunião.
Observação: o Calendly enviará um convite de calendário com os detalhes da reunião somente para você e os convidados que votaram na sua enquete. Se alguém não votou, mas você ainda quiser incluí-lo no evento, clique em Adicionar convidado.
5. Adicione o logotipo da sua empresa à sua página de agendamento do Calendly
Se você usa o Calendly para agendar reuniões de negócios, adicionar o logotipo da sua empresa à sua página de agendamento é um toque profissional.
Não tem um logotipo da empresa? Você pode criar um gratuitamente no Canva— não é necessário ter experiência em design. Ou você pode usar o DALL·E e o Zapier para gerar um logotipo de marca com base em um briefing de design simples.
Na página inicial do Calendly, clique em Conta. Em seguida, selecione Configurações.
No menu lateral, clique em Branding.
Clique em Carregar imagem para adicionar seu arquivo de imagem.
Por padrão, a marca do Calendly aparece na sua página de agendamento e nos e-mails de confirmação e notificação enviados aos participantes da reunião. No entanto, se você tiver um plano Professional ou superior, poderá desativar isso clicando no botão ao lado de Usar a marca Calendly.
Clique em Salvar alterações.
Agora, quando alguém visitar sua página de agendamento, o logotipo da sua empresa fará com que a página pareça uma extensão natural da sua empresa.
6. Conecte o Calendly aos seus calendários existentes
O Calendly permite que você defina seus horários e preferências para reuniões de trabalho. Mas digamos que você faça o agendamento de uma consulta médica para a próxima segunda-feira em seu calendário pessoal. Como o Calendly sabe que deve bloquear sua disponibilidade para uma reunião naquele horário?
Você pode atualizar manualmente seu agendamento do Calendly. Ou você pode automatizar o processo conectando o Calendly com aplicativos de calendário populares, como Google Agenda, Office 365 Agenda, Exchange Agenda e iCloud Agenda. Não é exatamente um recurso oculto, mas acho que é um que as pessoas tendem a adiar o uso.
Na página inicial do Calendly, clique em Conta. Em seguida, selecione Configurações.
No menu lateral, clique em Disponibilidade.
Na área principal da página Disponibilidade , clique em Calendários conectados. Em seguida, clique em Adicionar conta de calendário.
Na página Calendários conectados , clique em Conectar ao lado do tipo de calendário que você deseja conectar.
Não consegue conectar o calendário de sua escolha? As integrações do Zapier com aplicativos de calendário podem ajudar.
Siga as instruções de segurança para conectar o calendário selecionado. Depois de conectado, você será levado de volta à página Calendários conectados .
Na seção Configuração , ao lado de Adicionar ao calendário, selecione seu calendário principal (aquele ao qual você deseja adicionar novos eventos do Calendly quando eles forem agendados).
Está tudo pronto.
7. Incorpore sua página de agendamento do Calendly em um site
Claro, você pode compartilhar um link para sua página de agendamento do Calendly para que outras pessoas agendem uma reunião com você. Ou você pode facilitar o agendamento para todos e incorporar a página diretamente no seu site.
Na página inicial do Calendly, acesse o Tipo de Evento que deseja compartilhar e clique em Compartilhar.
Na janela pop-up que aparece, clique em Adicionar ao site.
Selecione como você deseja adicionar a página de agendamento ao seu site: Incorporação em linha, Widget pop-up ou Texto pop-up. Uma opção popular é o Inline Embed, que permite adicionar o formulário a um site específico. As outras duas opções permitem que você adicione um botão ou um link de texto ao seu site que se transforma em um pop-up.
Clique em Continuar.
Para qualquer opção escolhida, o Calendly criará um código de incorporação para você copiar e colar no seu HTML onde deseja que seu widget, botão ou link do Calendly apareça. Você também pode personalizar a aparência da sua página de reserva, botão ou link alterando recursos como o texto e a cor do botão. Quando estiver satisfeito com as configurações da sua página de reservas, clique em Copiar código.
Agora você pode colar o código no local desejado do seu HTML. Se você não tiver certeza de como fazer isso, aqui estão instruções passo a passo para criadores de sites populares:
Conecte o Calendly com seus outros aplicativos favoritos
O Calendly oferece ótimas integrações com aplicativos de calendário, mas e se você quiser conectá-lo ao seu CRM ou mesmo apenas a uma planilha? É aí que entra a integração do Calendly com o Zapier . Você pode conectar o Calendly a milhares de aplicativos, o que lhe permite fazer coisas rapidamente, como criar reuniões do Zoom para eventos recém-agendados. Aqui estão alguns fluxos de trabalho para você começar.
Para começar com um modelo Zap, como chamamos nossos fluxos de trabalho prontos, basta clicar no botão. Leva só alguns minutos para configurar. Leia mais sobre como configurar Zaps aqui.
Crie reuniões do Zoom para novos eventos do Calendly
Adicionar ou atualizar contatos do ActiveCampaign para novos convidados do Calendly
Enviar mensagens do Slack para novos convites do Calendly
Crie linhas no Planilhas Google a partir de novos eventos agendados do Calendly
Leitura relacionada:
Fluxos de trabalho de agendamento automatizados para facilitar as reuniões
Adicionar automaticamente novos eventos do Calendly ao Planilhas Google
Este artigo foi publicado originalmente em setembro 2021 por Justin Pot. A atualização mais recente foi em setembro 2023.
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