Se sua empresa usa o Microsoft Outlook para gerenciar seus aplicativos de e-mail e calendário, então você provavelmente passa uma boa parte do seu tempo no ecossistema da Microsoft. Isso é fato. Mas e o resto da sua pilha de tecnologia?
Não importa quais aplicativos você usa, você vai querer uma maneira confiável de conectá-los ao Outlook, para que você possa automatizar tarefas críticas de negócios, liberar seu tempo e realizar trabalhos mais prioritários. Com apenas alguns Zaps — o que chamamos de fluxos de trabalho automatizados — você pode zerar sua caixa de entrada e ficar à frente da sua programação. Veja como.
Novo no Zapier? É um software de automação de fluxo de trabalho que possibilita que você se concentre no que realmente importa. Combine interfaces do usuário, tabelas de dados e lógica com milhares de aplicativos para criar e automatizar qualquer coisa que você possa imaginar. Cadastre-se gratuitamente.
Índice:
Para começar com um modelo Zap, como chamamos nossos fluxos de trabalho prontos, basta clicar no botão. Leva só alguns minutos para configurar. Leia mais sobre como configurar Zaps aqui.
Automatize seu e-mail do Microsoft Outlook
Manter o controle do seu e-mail do Microsoft Outlook pode parecer impossível. Nós entendemos. Há muito em jogo. Minimizar tarefas redundantes na sua caixa de entrada e acelerar suas comunicações é fundamental para expandir seus negócios.
Automatizar algumas dessas tarefas tediosas pode ajudar você a otimizar sua caixa de entrada para que sua equipe permaneça atualizada, seus projetos continuem a encaminhar e seus novos leads recebam uma resposta rápida (e personalizada) — tudo no mesmo lugar. Aqui estão algumas ideias a fazer exatamente isso.
Crie listas de tarefas a fazer a partir de solicitar e-mail
Muitas vezes você se preocupa com quais itens de ação estão passando despercebidos na sua caixa de entrada? Eu também. Felizmente, você pode transformar seu Microsoft Outlook em uma lista simplificada de tarefas criando um Zap que envia e-mails para o gerenciador de tarefas de sua escolha.
Com uma lista organizada de tarefas, você nunca mais precisará se preocupar com contas perdidas, itens de ação do projeto, solicitações de clientes ou qualquer outra coisa que chegue na sua caixa de entrada. Em vez disso, você pode deixar a automação fazer o trabalho administrativo e se concentrar em fazer as coisas.
Crie tarefas em Microsoft To-Do a partir de novos e-mails do Microsoft Outlook
Crie cartões Trello a partir de novos e-mails do Microsoft Outlook
Adicionar linhas ao Planilhas Google com novos e-mails do Microsoft Outlook
Crie tarefas no Todoist a partir de novos e-mails no Microsoft Outlook
Enviar e-mails para leads automaticamente
Não importa o quão cansado ou ocupado você esteja, acompanhar novos leads o mais rápido possível não é negociável. Quanto mais cedo você puder construir um relacionamento com eles, mais cedo poderá fazer uma venda. Mas manter o controle de todos os e-mails que você precisa enviar consome tempo.
Economize tempo configurando alguns fluxos de trabalho que enviam automaticamente mensagens de e-mail personalizadas para novos leads. Isso permite que você faça um acompanhamento rápido e reduza o número de e-mails que você precisa escrever.
Enviar e-mails do Microsoft Outlook para novas entradas do Typeform
Envie e-mails no Microsoft Outlook com novos leads nos Anúncios Leads do Facebook
Enviar e-mails do Microsoft Outlook para novos envios de formulários do Webflow
Não tem escopo ou recursos para escrever mensagens personalizadas em escala? Em vez disso, use IA. Não importa se você está enviando um e-mail de volta para um lead após ele ter entrado em contato ou quando uma oportunidade específica muda no seu CRM, esses Zaps preencherão as lacunas para você.
Crie uma cópia de e-mail com o ChatGPT a partir de novos e-mails do Microsoft Outlook e salve como rascunho
Draft Microsoft Outlook emails from Salesforce and OpenAI
Enviar notificações de equipe sobre atividades comerciais
Todos nós conhecemos a frase "tempo é dinheiro". Quando sua equipe está informada e na mesma página, todos podem concluir o que estão fazendo mais rápido, o que gera uma grande economia ao longo do tempo.
Se você tem vários colegas de trabalho verificando e-mails ou recebendo notificações na mesma caixa de entrada, isso pode se tornar um pesadelo logístico. Ao configurar fluxos de trabalho automáticos, você pode economizar tempo e energia enquanto mantém sua equipe informada sobre informações da empresa, atividades do cliente, relatórios de vendas e muito mais.
Enviar e-mail do Microsoft Outlook quando ocorrer nova atividade de contato no ClickFunnels
Enviar mensagens do Slack a partir de novos e-mails do Microsoft Outlook
Send emails in Microsoft Outlook for new customers in Stripe
Enviar e-mails do Microsoft Outlook com linhas atualizadas no Planilhas Google
Automatize seu calendário do Microsoft Outlook
Um calendário totalmente organizado é essencial para realizar tarefas. Desde gerenciar reuniões, configurar lembretes e acompanhar eventos importantes, a automação pode transformar seu calendário em uma supermáquina organizada e eficiente.
Aqui estão algumas ideias para criar um agendamento mais tranquilo para você e sua equipe:
Publicação cruzada entre calendários
Dependendo da sua função, talvez você tenha que gerenciar vários calendários. Talvez você tenha calendários diferentes para cada equipe que gerencia ou esteja gerenciando o calendário de um cliente além do seu.
Esses Zaps publicarão novos eventos no calendário de sua escolha, para que você não precise se preocupar em fazer malabarismos com várias agendas ou publicar no calendário errado.
Adicionar eventos do Microsoft Outlook ao Google Agenda
Update Microsoft Outlook calendar events whenever new or updated events occur in Google Calendar
E, se os eventos forem cancelados ou atualizados, esses Zaps os atualizarão ou removerão automaticamente em todos os calendários, para que tudo permaneça sincronizado sem que você precise ajustar cada um manualmente.
Delete Google Calendar events when Microsoft Outlook events are cancelled
Update Google Calendar events when Microsoft Outlook events are canceled
Saiba mais sobre como conectar o Google Agenda e o Microsoft Outlook.
Você acha útil monitorar onde você gasta seu tempo? Usar ferramentas de monitoramento de tempo pode ajudar você a gerenciar melhor sua carga de trabalho. E com esses Zaps, o Zapier criará um novo evento do Microsoft Outlook para cada nova entrada de tempo, para que você (ou até mesmo seu gerente) possa monitorar seu progresso e priorizar tarefas.
Create Clockify time entries from new calendar event starts in Microsoft Outlook
Start new Microsoft Outlook events when new time entries are started in Toggl Track
Prepare-se para futuras reuniões e eventos
Se você é como eu, estar superpreparado é a maneira de lidar com o estresse. Mas as agendas semanais ficam lotadas, e pode parecer quase impossível se preparar para todas as reuniões.
Felizmente, você pode configurar Zaps que criam automaticamente documentos de agenda ou listas de tarefas a fazer em qualquer aplicativo para novos eventos de calendário, para que você e sua equipe possam ajudar em qualquer lugar.
Dessa forma, você será lembrado de reservar um tempo para se preparar para as reuniões, além de cumprir com o restante da sua lista de tarefas a fazer, em vez de ser surpreendido pelo seu calendário.
Adicionar novos eventos de calendário do Microsoft Outlook aos bancos de dados do Notion
Create a meeting agenda in OneNote for new Microsoft Outlook events
Create a meeting agenda in Google Docs for new Microsoft Outlook events
Adicionar novos eventos do Microsoft Outlook ao Todoist como tarefas
Colabore com sua equipe
Manter sua equipe tão informada e preparada quanto você é vital para o sucesso da empresa. Mas isso pode ser mais fácil dizer do que fazer. Desde o alinhamento de atualizações de projetos até o envio de lembretes de reuniões, é fácil que as coisas se percam na confusão.
Para aliviar um pouco a carga manual, você pode enviar mensagens automaticamente no aplicativo de chat de sua escolha para eventos futuros, atualizados ou cancelados, para que todos possam se preparar a tempo. Quanto às atualizações do projeto, sempre que uma nova tarefa for adicionada ao seu sistema, o Zapier criará um evento no seu calendário para você. Aqui está como manter a mesma página — automaticamente.
Receba mensagens no Microsoft Teams sobre os próximos eventos do calendário do Microsoft Outlook
Receba uma mensagem do Slackbot para os próximos eventos do calendário do Microsoft Outlook
Send Slack messages when Outlook events are canceled
Create events in Microsoft Outlook from new Trello cards
Simplifique a maneira como você usa o Microsoft Outlook
Com o Zapier, você pode gerenciar facilmente o Outlook e potencializar sua maneira de trabalhar com automação. Você deixará de gastar horas organizando seus e-mails e reuniões para ganhar horas extras no seu dia para se concentrar no trabalho que importa.
Este é apenas o começo de tudo o que você pode fazer com o Outlook e o Zapier. O Zapier suporta milhares de aplicativos, para que você possa automatizar quase qualquer tarefa no trabalho. Comece a construir seu Zap agora e veja o que você pode criar!
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Este artigo foi publicado originalmente em abril 2021, escrito por Ellie Huizenga. Foi atualizado mais recentemente em outubro 2024 por Elena Alston.
