Modelo de plano de ausência do escritório
Modelo de plano de ausência do escritório
Simplifique seu retorno ao trabalho com uma lista de tarefas automatizada baseada no Slack
Clique e arraste para mover pela tela e aperte para ampliar.
Visão geral
Você acabou de voltar de férias, ficou doente ou tirou uma folga do trabalho. Ao fazer login novamente, você vê um ponto vermelho gritante no seu aplicativo Slack? Provavelmente não é uma visão agradável. Se analisar uma pilha de mensagens diretas, menções e notificações no seu primeiro dia de volta parece um pesadelo, deixe o modelo de plano de ausência do escritório (OOO) do Zapier ajudar.
Por que você deve criar um plano OOO com Zapier
Voltar ao trabalho depois de um tempo de folga pode parecer um mergulho profundo sem colete salva-vidas. Este modelo garante que tarefas importantes não passem despercebidas, fornecendo um sistema estruturado para capturar e organizar solicitações que surgem enquanto você está fora. Ao retornar, você estará pronto para trabalhar e conseguirá lidar primeiro com as tarefas mais críticas.
Produtos Zapier que o modelo usa
- Zaps — fluxos de trabalho automatizados que conectam aplicativos para automatizar
- Tabelas — bancos de dados que permitem rastrear e automatizar seus dados
- Interfaces — um construtor automatizado de formulários, páginas e aplicativos para coleta de dados
- Canvas — uma ferramenta de diagramação que ajuda você a visualizar seus fluxos de trabalho
Como funciona este plano OOO
Este modelo usa o poder de vários produtos Zapier para criar um sistema abrangente para gerenciar tarefas enquanto você estiver fora.
Veja aqui uma análise de como isso funciona:
- Antes de sair: use a interface personalizada para definir seu status OOO. Isso aciona um Zap que notifica sua equipe e ativa o sistema de rastreamento de tarefas.
- Enquanto você estiver ausente: um Zap monitora o Slack em busca de reações específicas nas mensagens. Essas reações de emoji indicam tarefas ou solicitações que precisarão de sua atenção quando você retornar.
- Coleção de tarefas: outro Zap conecta esses Reacjis às tabelas, criando um banco de dados de tarefas e solicitações enviadas durante sua ausência.
- Ao retornar: Acesse a interface para visualizar as tarefas acumuladas armazenadas no banco de dados. Você verá uma lista clara e organizada de tudo que precisa de sua atenção.
- Gerenciamento de tarefas: conforme você trabalha nas tarefas, você pode atualizar o status delas diretamente na interface. Isso aciona notificações aos solicitantes originais via Slack, mantendo todos informados.
- Visualização: obtenha uma representação visual de todo o fluxo de trabalho no Canvas, permitindo que você veja como cada componente funciona em conjunto, para que você possa otimizar o processo conforme necessário.
A beleza desse sistema é que ele é simples para seus colegas: eles podem solicitar usando reações familiares do Reacjis, sem exigir treinamento adicional ou processos complexos.
Para começar com seu plano OOO:
- Configure o modelo na sua conta Zapier.
- Conecte seu espaço de trabalho do Slack.
- Revise e personalize os Zaps para atender às suas necessidades específicas.
- Testar o sistema enviando algumas solicitações de amostra.
- Quando estiver pronto para ir OOO, basta ativar o sistema usando a interface.
Com este modelo em vigor, você nunca mais terá que se preocupar com a reunião pós-férias. Em vez disso, você retornará a uma lista de tarefas bem organizada, pronto para encarar seu trabalho com energia e foco renovados.
Quem deve usar este modelo
O modelo de plano OOO é uma ferramenta versátil que pode beneficiar muitas pessoas:
- Gerentes e líderes de equipe que precisam ficar por dentro das solicitações e projetos da equipe, mesmo quando estão ausentes
- Trabalhadores remotos que buscam manter uma comunicação clara e gerenciamento de tarefas com seus colegas de escritório
- Profissionais em funções de atendimento ao cliente que precisam garantir que as solicitações dos clientes sejam capturadas e atendidas prontamente após seu retorno
- Proprietários de pequenas empresas que desempenham várias funções e não podem se dar ao luxo de perder tarefas ou comunicações importantes durante sua ausência
- Qualquer funcionário que queira reduzir o estresse de retornar ao trabalho após um período de folga
Você deve conseguir voltar de sua viagem à praia sem sentir que precisa imediatamente de outra viagem à praia. Use este modelo para reduzir o estresse e retornar rapidamente ao trabalho após seu período fora de casa.
Principais benefícios do plano OOO
- Captura automatizada de tarefas: nunca mais perca uma solicitar importante
- Organização melhorada: Retorne a uma lista de tarefas bem organizada, priorizadas e prontas para ação
- Comunicação aprimorada: Mantenha sua equipe informada e ofereça a ela uma maneira fácil de solicitar
Perguntas frequentes
Posso compartilhar isso com minha equipe?
Sim. A interface incluída vem com um link de usuário público, protegido por senha ou gerenciado que você pode compartilhar com sua equipe para acesso.
Como defino meu status OOO?
Na interface fornecida, clique no botão Iniciar OOO para marcar o início do seu período de licença. Isso iniciará o processo de coleta automatizado.
Posso incorporar formulários no meu site?
Sim, todos os formulários podem ser facilmente incorporados ao seu site. Ou eles podem servir como uma página independente com um URL exclusivo.
Posso personalizar notificações para diferentes tarefas?
Sim, você pode configurar notificações personalizadas do Slack para vários tipos de tarefas.
