Auto-capture tool & process updates from Slack in a centralized changelog Solutionmulti-produits
Tables, Zaps, Canvas
Capturer et trier les demandes d’ingénierie de Slack dans Jira
Créez des demandes Jira structurées à partir de conversations Slack avec une simple réaction emoji. Capturez le contexte de la conversation, utilisez Chat GPT pour identifier et rédiger les exigences, et assurez-vous que rien ne passe entre les mailles du filet.
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Vue d'ensemble
Créé par : Lukas Toma, Directeur, données & ML @ Zapier
Chaque jour, des demandes de travaux d’ingénierie importantes sont reçues par le biais de conversations Slack. Sans un système structuré, ces précieuses demandes sont enfouies dans des canaux occupés, oubliées dans les fils de discussion ou perdues dans le flux constant de communication. Les ingénieurs perdent d'innombrables heures à copier manuellement des informations sur les billets, au risque d'oublier des informations et de créer un travail inutile.
Utilisez ce modèle pour transformer n’importe quel message Slack en un problème Jira entièrement documenté avec une simple réaction emoji — avec un titre, une description et des critères d’acceptation générés par l’IA. Il capture l’ensemble du contexte de la conversation, utilise l’AI pour identifier les exigences de travail, les achemine à travers un processus de triage et gère les suivis, le tout sans que votre équipe ne lève le petit doigt. Au lieu de laisser passer un travail important entre les mailles du filet, vous disposerez d’un système fiable qui garantit que chaque demande est capturée, attribuée et suivie jusqu’à son achèvement.
Pourquoi créer un système automatisé d'admission au travail ?
- Élimine la création manuelle de tickets et permet à ton équipe d'économiser des heures de travail administratif par semaine.
- Assurez-vous qu’aucune demande importante ne se perd dans les canaux Slack.
- Créez de la cohérence en demandant à l’AI de normaliser et de documenter les critères d’acceptation pour faciliter la hiérarchisation et le suivi du travail.
Quelles sont les principales fonctionnalités du modèle de formulaire de prise en charge interne ?
- Triggers basés sur Slack: capturez facilement les requests de travail à l’aide d’une simple réaction emoji sur n’importe quel message Slack, ce qui permet aux membres de l’équipe de journal facilement leur travail sur Jira sans quitter leurs conversations.
- Extraction du contexte alimentée par l’IA: lorsqu’un message est signalé, l’IA analyse l’ensemble du fil Slack pour identifier les besoins de travail, créant automatiquement un problème Jira complet avec le titre, la description et les critères d’acceptation générés automatiquement.
- Flux de triage organisé: les nouvelles demandes sont automatiquement ajoutées à un tableau de triage central dans Zapier Tables, où les chefs d’équipe peuvent facilement examiner, hiérarchiser et attribuer le travail en fonction de la capacité et de la priorité.
- Communication avec les parties prenantes: le système informe automatiquement le demandeur d’origine lorsque son problème a été journalisé, en lui fournissant les détails du ticket Jira et en le tenant à jour une fois le travail terminé.
- Suivi en boucle fermée: lorsque des problèmes sont fermés dans Jira, le système met à jour le fil Slack d’origine, en informant les parties prenantes et en conservant un enregistrement de toutes les demandes traitées pour référence future.
Qui devrait utiliser ce modèle
Un système d’automatisation de l’admission au travail est parfait pour :
- Équipes d’ingénierie: créez un processus standardisé pour suivre les demandes de fonctionnalités et les rapports de bogues qui transitent par Slack, en veillant à ce que rien ne soit oublié et que toutes les exigences techniques soient correctement documentées.
- Équipes de données: transformez les demandes d’aide envoyées via Slack en tickets traçables avec un contexte de conversation complet, ce qui améliore les temps de réponse et tient à jour des enregistrements précis des problèmes et des résolutions.
- Chefs de produit: recueillez les commentaires et les idées des parties prenantes de l’ensemble de l’organisation sans frais manuels, ce qui facilite l’organisation des contributions pour la planification de la feuille de route.
- Équipes opérationnelles: établissez un flux de travail cohérent pour gérer les demandes internes des différents services, en créant une responsabilisation et une visibilité sans alourdir la charge administrative.
- Équipes projet interfonctionnelles : Regroupez les demandes de travail de plusieurs parties prenantes dans un seul système, offrant une transparence sur la charge de travail et l’avancement tout en maintenant la communication avec les demandeurs.
Comment fonctionne ce modèle ?
Ce modèle vous permet de créer un système complet de prise en charge du travail qui transforme les conversations Slack en éléments de travail structurés dans Jira. Voici comment procéder :
- Un membre de l’équipe réagit à n’importe quel message Slack avec un emoji désigné (comme :ticket :) pour le signaler pour traitement.
- L’automatisation capture le message d’origine et toutes les réponses du fil de discussion pour obtenir un contexte complet.
- L’IA analyse la conversation et en extrait les informations clés, notamment la nature de la demande et les exigences.
- Le système crée automatiquement un numéro Jira avec un titre approprié, une description détaillée et des critères d'acceptation suggérés en fonction de la conversation.
- Une notification est publiée sur le fil de discussion Slack d’origine avec un lien vers le ticket Jira nouvellement créé, confirmant que la demande a été enregistrée.
- La nouvelle demande est également ajoutée à une table de triage centralisée dans Zapier Tables, où elle attend d’être examinée lors des réunions de triage régulières.
- Les chefs d’équipe peuvent utiliser le tableau de triage pour hiérarchiser, attribuer ou planifier le travail, avec tout le contexte de conversation pertinent et les références Slack disponibles.
- Lorsque le problème est fermé dans Jira, l’automatisation met à jour le fil Slack d’origine pour informer le demandeur que son travail est terminé.
- Toutes les demandes restent documentées dans le tableau de triage pour référence future, créant ainsi un historique consultable du travail terminé et facilitant l’analyse du flux de travail.
Ce système comble le fossé entre les canaux de communication informels et les outils formels de suivi du travail. En automatisant les processus de capture, de documentation et de suivi, les équipes peuvent se concentrer sur le travail plutôt que sur sa gestion.
Et non seulement vous rendrez votre équipe plus efficace, mais ce sera également plus facile pour les parties prenantes, car elles peuvent soumettre des demandes directement à partir des outils qu’elles utilisent tous les jours. Et soyons honnêtes, à quelle fréquence tes collègues consultent-ils Jira au lieu de Slack pour demander de l'aide;). De plus, ils apprécieront la communication transparente et le suivi fiable de leurs demandes.
Foire aux questions
Puis-je personnaliser l’emoji qui déclenche le processus de prise en charge du travail ?
Oui, vous pouvez choisir n’importe quel emoji qui a du sens pour votre équipe. Certaines équipes l’utilisent 🍔 pour des demandes générales, 🐛 pour des bogues ou 🚀 pour des idées de fonctionnalités. Vous pouvez même configurer plusieurs flux de travail avec différents emojis pour différents types de travail.
Cela fonctionnera-t-il avec la structure de mon projet Jira existante ?
Le modèle peut être configuré pour fonctionner avec vos projets Jira spécifiques, vos types de problèmes et vos champs personnalisés. Lors de la configuration, vous pourrez spécifier exactement comment vous souhaitez que les problèmes soient créés et où ils doivent être attribués.
Dois-je être un expert Jira pour utiliser ce modèle ?
Pas du tout. Le modèle gère tous les aspects techniques de la création et de la mise à jour des tickets Jira. Les membres de votre équipe ont simplement besoin de savoir comment ajouter une réaction emoji dans Slack, et le système s’occupe du reste.
Comment fonctionne le processus de triage ?
Les nouvelles demandes sont automatiquement ajoutées à une base de données Zapier Tables qui sert de file d’attente de triage. Les chefs d’équipe peuvent consulter régulièrement cette file d’attente, mettre à jour les priorités, attribuer du travail aux membres de l’équipe et faire progresser les éléments dans les étapes de votre flux de travail, le tout sans avoir à passer d’un outil à l’autre.
