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Outbound-Assistent: Benachrichtigungen zu Zielkunden-Engagement und Kontakt-Kit
Mach die Übergabe vom Marketing zum Vertrieb automatisch, wenn Zielkunden mit deinen Inhalten interagieren.
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Überblick
Erstellt von: Leah Miranda, Managerin, Lifecycle-Marketing bei Zapier
Wenn wichtige Kunden deine Marketingmaterialien runterladen, geht die Uhr los. Wenn man nicht gleich dranbleibt, verpuffen diese super Gelegenheiten schnell. Selbst wenn Vertriebsmitarbeiter über Engagements Bescheid wissen (was meistens nicht der Fall ist), verbringen sie immer noch Minuten oder Stunden damit, den Lead zu recherchieren und passende Nachrichten zu schreiben – und das alles, während die Konkurrenz vielleicht schon am Ball ist.
Mit dem Outbound-Assistenten, der dich auf wichtige Zielkunden-Engagement aufmerksam macht und dir beim Kontakt hilft, holst du das Beste aus deinen Marketing-Assets raus, indem du mehr Kontakte in persönliche Verkaufsgespräche verwandelst. Dieser automatisierte Workflow erkennt sofort, wenn Zielkonten mit deinem Content interagieren, ergänzt den Lead mit KI-gestützter Recherche und liefert einen maßgeschneiderten Entwurf für eine E-Mail direkt an deinen Vertriebsmitarbeiter. Keine verpassten Gelegenheiten oder verspäteten Antworten mehr – nur noch reibungslose Übergaben vom Marketing zum Vertrieb, die das Interesse der potenziellen Kunden nutzt, wenn es am größten ist.
Außerdem können sich deine Mitarbeiter auf wichtige Gespräche konzentrieren, statt sich mit langweiliger Recherche und E-Mails rumzuschlagen.
Warum ein automatisiertes System für das Konto-Engagement aufbauen?
- Nutzen Sie die Kaufabsicht, solange sie noch frisch ist, indem Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter sofort über das Engagement potenzieller Kunden mit Ihren Marketing-Assets informieren.
- Gib deinem Vertriebsteam alle Infos, die sie brauchen, wie zum Beispiel, welches Asset genau heruntergeladen wurde, relevante Kundengeschichten und von KI recherchierte Gesprächspunkte.
- Spar dir stundenlange manuelle Recherche und das Schreiben von E-Mails für jeden Lead aus dem Marketing, damit sich die Vertriebsmitarbeiter auf wichtige Gespräche konzentrieren können.
Was sind die wichtigsten Funktionen der Vorlage für Benachrichtigungen zur Interaktion mit Zielkonten?
- Intelligente Engagement-Erkennung – Erkennt automatisch, wenn Zielkonten über Formular-Submissions mit deinen Marketing-Assets interagieren und löst sofort einen Workflow aus.
- KI-gestützte Lead-Recherche – Sucht automatisch nach Infos über den Lead und sein Unternehmen, findet Probleme, ordnet Rollen zu und findet sogar das LinkedIn-Profil.
- Personalisierte E-Mail-Erstellung – Erstellt einen maßgeschneiderten E-Mail-Entwurf mit 75-100 Wörtern, der auf das spezifisch heruntergeladene Asset verweist, relevante Kundenzitate enthält und den Unternehmenswert Ihrer Lösung hervorhebt.
- Sofortige Benachrichtigung des Vertriebsmitarbeiters – Schickt das komplette Paket (Lead-Details, Asset-Infos, Einblicke und E-Mail-Entwurf) über Slack oder Direktnachricht an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter.
- CRM-Aktivitätsprotokollierung – Erstellt automatisch eine detaillierte Notiz in deinem CRM-System mit allen relevanten Informationen zum Engagement, damit alles gut nachverfolgt und weiterverarbeitet werden kann.
- Integrierte Fehlererkennung – Erkennt, wenn neue Marketingformulare eingereicht werden, ohne dass entsprechende Einträge in deiner Asset-Datenbank vorhanden sind, und benachrichtigt Kampagnenmanager, damit sie das System aktualisieren können.
Für wen ist diese Vorlage gedacht?
Ein System zum Kunden-Engagement ist perfekt für:
- Vertriebsentwicklungsmitarbeiter → Reagiert auf qualifizierte Leads mit personalisierten, kontextreichen Kontaktaufnahmen in wenigen Minuten statt Stunden und erhöht so die Antwortraten um ein Vielfaches.
- Kundenbetreuer → Du bekommst sofort Bescheid, wenn Zielkunden mit deinem Marketing-Content interagieren, komplett mit KI-recherchierten Gesprächsthemen und personalisierten E-Mail-Entwürfen.
- Marketingkampagnenmanager → Sorgt dafür, dass euer Marketing Content direkt zu Verkaufsgesprächen führt, indem ihr den Übergabeprozess zwischen Marketing- und Vertriebsteams automatisiert.
- Vertriebsleiter → Ein skalierbares System einführen, das die Lücke zwischen Marketing-Engagement und Vertriebsaktivitäten schließt und die Konversionsraten im gesamten Trichter verbessert.
- RevOps-Teams → Sorgt für einen reibungslosen, automatisierten RevOps Workflow, der Marketing und Vertrieb aufeinander abstimmt, damit keine wertvollen Leads verloren gehen.
Wie funktioniert diese Vorlage?
Diese Vorlage hilft dir dabei, ein komplettes System für die Übergabe vom Marketing zum Vertrieb aufzubauen, das Content-Downloads in personalisierte Kontaktaufnahmen verwandelt. So geht's:
- Dieser Workflow startet, wenn ein potenzieller Kunde ein Formular ausfüllt, um auf eines deiner Marketing-Assets (Whitepaper, Anleitung, Webinar usw.) zuzugreifen.
- Zuerst sucht es die Formular-ID in deiner Marketing-Asset-Datenbank (gespeichert in einer Zapier Table), um genau zu ermitteln, mit welchen Inhalten sich der potenzielle Kunde beschäftigt hat, einschließlich des Asset-Namens, der Beschreibung und der zugehörigen Customer Success Stories.
- Dann macht es den Kontakt und das Unternehmen aus deinem CRM noch besser, indem es den Account-Status und den Engagement-Score hinzufügt, und erstellt so ein umfassendes Profil des Leads.
- Ein KI-Schritt recherchiert den Lead, analysiert die Ergebnisse, um Probleme und Rolleninfos zu finden, sucht das LinkedIn-Profil und fügt nützliche Infos für eine personalisierte Kontaktaufnahme hinzu.
- Die KI erstellt eine personalisierte E-Mail, die auf das heruntergeladene Asset verweist, relevante Customer Success Stories enthält und auf die Wertversprechen eingeht, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind.
- Zum Schluss geht eine umfassende Benachrichtigung über Slack (oder Ihr bevorzugtes Tool) an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter, mit allen Details zum Lead, Infos zu den Assets, den Rechercheergebnissen und dem Entwurf für die E-Mail.
- Alle Informationen werden automatisch als CRM-Protokoll in deinem System gespeichert, damit du alles im Blick hast und für spätere Interaktionen alles klar ist.
- Damit nichts übersehen wird, bekommt der Kampagnenmanager eine Benachrichtigung, wenn ein Formuläreingeht, das nicht mit den Einträgen in deiner Asset-Datenbank übereinstimmt. So kann er die Tabelle aktualisieren und das System bleibt auch bei wachsenden Marketing-Content immer auf dem neuesten Stand.
Dieser super Workflow macht Schluss mit den Verzögerungen und Unstimmigkeiten, die früher beim Übergang vom Marketing zum Vertrieb immer aufgetaucht sind. Mit sofortigen, kontextreichen Benachrichtigungen und vorgefertigten, personalisierten Kontaktaufnahmen kann dein Vertriebsteam auf das Interesse potenzieller Kunden reagieren, solange es noch aktuell ist – und so die Chancen für sinnvolle Verkaufsgespräche deutlich erhöhen.
Dein Vertriebsteam kann jetzt schnell, mit dem richtigen Kontext und ganz persönlich auf das Interesse von potenziellen Kunden eingehen, um mehr Deals abzuschließen.
Häufig gestellte Fragen
Mit welchen CRM-Systemen funktioniert diese Vorlage?
Diese Vorlage funktioniert sofort mit HubSpot, kann aber ganz einfach für alle gängigen CRM-Systeme wie Salesforce, Pipedrive und andere angepasst werden.
Wie halte ich meine Marketing-Asset-Datenbank auf dem neuesten Stand?
Die Vorlage enthält eine einfache Zapier Table, in der du Infos zu jedem Marketing-Asset speichern kannst. Wenn neue Assets erstellt werden, füge sie einfach mit ihren Formular-IDs, Beschreibungen und relevanten Kundengeschichten zur Tabelle hinzu. Das System sagt dir sogar Bescheid, wenn es Formulardatenübermittlungen für Assets findet, die noch nicht in der Datenbank sind.
Kann ich die E-Mail-Vorlagen, die die KI erstellt, anpassen?
Ja, du kannst der KI genaue Anweisungen zu deiner Markenstimme, den wichtigsten Botschaften und dem Kommunikationsstil geben. Mit der Vorlage kannst du Parameter für die Länge, den Ton und die Struktur der E-Mails festlegen, damit sie zum Stil deines Vertriebsteams passen.
Brauche ich technische Kenntnisse, um diese Vorlage einzurichten?
Technische Kenntnisse sind nicht nötig. Die Vorlage nutzt die benutzerfreundliche Oberfläche von Zapier, um deine vorhandenen Tools zu verbinden. Du musst nur wissen, welche Formular-IDs zu welchen Marketing-Assets gehören, und Zugriff auf dein CRM- und Benachrichtigungssystem haben.
