Automatische Erfassung von Tool- und Prozessaktualisierungen von Slack in einem zentralen Changelog
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Zaps
Technische Anfragen aus Slack in Jira erfassen und sortieren
Erstelle strukturierte Jira-Anfragen aus Slack-Unterhaltungen mit nur einer Emoji-Reaktion. Halt den Kontext von Gesprächen fest, nutze ChatGPT, um Anforderungen zu erkennen und zu schreiben, und stell sicher, dass nichts übersehen wird.
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Überblick
Erstellt von: Lukas Toma, Leiter für Daten &, ML bei Zapier
Jeden Tag kommen wichtige technische Arbeitsanfragen über Slack-Chats rein. Ohne ein strukturiertes System gehen diese wertvollen Anfragen in vollen Kanälen unter, werden in Threads vergessen oder gehen im ständigen Kommunikationsfluss verloren. Ingenieure verschwenden unzählige Stunden mit dem manuellen Kopieren von Informationen in Tickets, riskieren dabei, Details zu verpassen und unnötige Arbeit zu verursachen.
Mit dieser Vorlage kannst du jede Slack-Nachricht mit nur einem Emoji-Reaktion in ein komplett dokumentiertes Jira-Problem verwandeln – komplett mit einem KI-generierten Titel, einer Beschreibung und Akzeptanzkriterien. Es erfasst den gesamten Gesprächskontext, nutzt KI, um die Arbeitsanforderungen zu erkennen, leitet sie durch einen Triage-Prozess und kümmert sich um die Nachverfolgung – und das alles, ohne dass dein Team einen Finger rühren muss. Anstatt wichtige Aufgaben zu vergessen, hast du ein zuverlässiges System, das dafür sorgt, dass jede Anfrage erfasst, zugewiesen und bis zum Abschluss verfolgt wird.
Warum ein automatisiertes Arbeitsaufnahmesystem entwickeln?
- Eliminieren Sie die manuelle Ticketerstellung und sparen Sie Ihrem Team jede Woche Stunden an Verwaltungsarbeit.
- Stelle sicher, dass keine wichtigen Anfragen in Slack-Kanälen verloren gehen.
- Sorg für Einheitlichkeit, indem du die Akzeptanzkriterien mit KI standardisierst und dokumentierst, damit du Prioritäten ganz einfach setzen und die Arbeit verfolgen kannst.
Was sind die wichtigsten Funktionen der Vorlage für interne Arbeitsauftragsformulare?
- Slack-basierte Trigger: Erfassen Sie Arbeitsanfragen ganz einfach mit einer Emoji-Reaktion auf jede Slack-Nachricht, sodass Teammitglieder ihre Arbeit ganz einfach in Jira protokollieren können, ohne den Chat verlassen zu müssen.
- KI-gestützte Kontextextraktion: Wenn eine Nachricht markiert wird, checkt die KI den ganzen Slack-Thread, um die Arbeitsanforderungen zu erkennen, und erstellt automatisch ein umfassendes Jira-Ticket mit passendem Titel, Beschreibung und automatisch generierten Akzeptanzkriterien.
- Organisierter Triage-Workflow: Neue Requests werden automatisch zu einer zentralen Triage-Tabelle in Zapier Tables hinzugefügt, wo Team Leads sie ganz einfach überprüfen, priorisieren und entsprechend der Kapazität und Priorität zuweisen können.
- Kommunikation mit den Beteiligten: Das System sagt dem ursprünglichen Anfragenden automatisch Bescheid, wenn sein Problem erfasst wurde, gibt ihm die Jira-Ticket-Details und hält ihn auf dem Laufenden, wenn die Arbeit erledigt ist.
- Geschlossene Nachverfolgung: Wenn Probleme in Jira erledigt sind, aktualisiert das System den ursprünglichen Slack-Thread, benachrichtigt die Beteiligten und speichert alle bearbeiteten Anfragen für später.
Wer sollte diese Vorlage verwenden?
Ein System zur Automatisierung der Arbeitsaufnahme ist ideal für:
- Entwicklerteams: Legt einen standardisierten Prozess fest, um Feature-Anfragen und Fehlermeldungen über Slack zu verfolgen, damit nichts übersehen wird und alle technischen Anforderungen ordentlich dokumentiert werden.
- Datenteams: Verwandeln Support-Anfragen aus Slack in nachverfolgbare Tickets mit dem vollständigen Kontext der Unterhaltung – das verbessert die Antwortzeiten und sorgt für genaue Aufzeichnungen von Problemen und Lösungen.
- Produktmanager: Sammelt Feedback und Ideen von allen, die in der Firma mitreden wollen, ohne manuell alles zu organisieren, und macht es einfacher, alles für die Planung der Roadmap zu sortieren.
- Betriebsteams: Legt einen einheitlichen Workflow für die Verwaltung interner Anfragen aus verschiedenen Abteilungen fest, um Verantwortlichkeiten klar zu machen und für Transparenz zu sorgen, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen.
- Funktionsübergreifende Projektteams: Bringt Arbeitsanfragen von verschiedenen Leuten in einem System zusammen, sorgt für Klarheit über den Arbeitsaufwand und den Fortschritt und hält dabei den Kontakt zu den Leuten, die die Anfragen gestellt haben.
Wie funktioniert diese Vorlage?
Diese Vorlage erstellt ein komplettes System zur Arbeitserfassung, das Slack-Konversationen in strukturierte Arbeitsaufgaben in Jira umwandelt. So geht's:
- Ein Teammitglied antwortet auf jede Slack-Nachricht mit einem bestimmten Emoji (z. B. :ticket:), um sie zur Bearbeitung zu markieren.
- Die Automatisierung speichert die ursprüngliche Nachricht und alle Antworten im Thread, um den ganzen Kontext zu erfassen.
- Die KI checkt die Unterhaltung und findet die wichtigsten Infos raus, wie zum Beispiel, was genau gewünscht wird und welche Anforderungen es gibt.
- Das System erstellt automatisch einen Jira-Vorgang mit einem passenden Titel, einer detaillierten Beschreibung und vorgeschlagenen Akzeptanzkriterien auf der Grundlage des Gesprächs.
- Eine Benachrichtigung wird im ursprünglichen Slack-Thread gepostet, zusammen mit einem Link zum neuen Jira-Ticket, um zu zeigen, dass die Anfrage eingegangen ist.
- Die neue Anfrage wird auch in eine zentrale Triage-Tabelle in Zapier Tables aufgenommen, wo sie während der regelmäßigen Triage-Meetings auf ihre Überprüfung wartet.
- Team Leads können die Triage-Tabelle nutzen, um Aufgaben zu priorisieren, zuzuweisen oder zu planen, wobei alle relevanten Konversationskontexte und Slack-Referenzen verfügbar sind.
- Wenn das Problem in Jira erledigt ist, aktualisiert die Automatisierung den ursprünglichen Slack-Thread und sagt demjenigen Bescheid, dass alles erledigt ist.
- Alle Anfragen werden in der Triage-Tabelle gespeichert, damit man später mal reinschauen kann. So entsteht ein durchsuchbarer Verlauf der erledigten Aufgaben, was die Analyse des Arbeitsablaufs echt vereinfacht.
Dieses System schließt die Lücke zwischen informellen Kommunikationskanälen und formellen Tools zur Arbeitsverfolgung. Durch die Automatisierung der Erfassungs-, Dokumentations- und Nachverfolgungsprozesse können sich die Teams auf die Arbeit konzentrieren, anstatt sie zu verwalten.
Und du machst nicht nur dein Team effizienter, sondern erleichterst auch den Stakeholdern die Arbeit, da sie Anfragen direkt aus den Tools stellen können, mit denen sie täglich arbeiten. Und seien wir ehrlich, wie oft gehen Ihre Kollegen tatsächlich zu Jira statt zu Slack, um ;) um Hilfe zu bitten. Außerdem werden sie die klare Kommunikation und die zuverlässige Bearbeitung ihrer Anfrage zu schätzen wissen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich anpassen, welches Emoji den Arbeitsaufnahmeprozess startet?
Ja, du kannst jedes Emoji wählen, das für dein Team Sinn ergibt. Einige Teams benutzen 🍔 für allgemeine Anfragen, 🐛 für Bugs oder 🚀 für Feature-Ideen. Du kannst sogar mehrere Workflows mit unterschiedlichen Emojis für verschiedene Arten von Aufgaben einrichten.
Funktioniert das mit meiner bestehenden Jira-Projektstruktur?
Die Vorlage kann so eingerichtet werden, dass sie mit deinen spezifischen Jira-Projekten, Problemtypen und benutzerdefinierten Feldern funktioniert. Während der Einrichtung kannst du genau festlegen, wie Probleme erstellt und wo sie zugewiesen werden sollen.
Muss ich ein Jira-Profi sein, um diese Vorlage zu benutzen?
Überhaupt nicht. Die Vorlage kümmert sich um alle technischen Details beim Erstellen und Aktualisieren von Jira-Issues. Deine Teammitglieder müssen nur wissen, wie man eine Emoji-Reaktion in Slack hinzufügt, und das System erledigt den Rest.
Wie funktioniert der Triage-Prozess?
Neue Zapier Anfragen werden automatisch zu einer Zapier Datenbank hinzugefügt, die als Warteschlange für die Triage dient. Teamleiter können diese Warteschlange regelmäßig checken, Prioritäten anpassen, Aufgaben an Teammitglieder verteilen und Aufgaben durch die verschiedenen Phasen des Workflows schieben – und das alles, ohne zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln zu müssen.
