Offboarding von Mitarbeitern

Erleichtern Sie das Ausscheiden von Mitarbeitern mit automatisierten Benachrichtigungen, der Erstellung von Dokumenten und der Erfassung von Feedback.

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Überblick

Das Offboarding von Mitarbeitern ist alles andere als einfach, da es oft mehrere Abteilungen, enge Zeitpläne und komplizierte Ergebnisse umfasst. Und es steht viel auf dem Spiel. Es gibt Sicherheitsrisiken, Compliance-Risiken und Beziehungsrisiken.

Die gute Nachricht? Automatisierung kann helfen. Diese Vorlage für das Offboarding von Mitarbeitern übernimmt einen komplizierten, fehleranfälligen Prozess und verwandelt sich in einen optimierten, wiederholbaren Workflow. Mit einer einzigen Formularübermittlung triggern Sie eine Reihe von Aktionen, von der Benachrichtigung der Stakeholder über die Erstellung der erforderlichen Dokumente bis hin zur Aktualisierung Ihrer HR-Systeme und dem Sammeln von wertvollem Feedback. Sie erhalten ein reibungsloseres, effizienteres und konsistenteres Offboarding-Erlebnis, das Ihrem Team Stunden an Arbeit erspart und sicherstellt, dass nichts durch die Maschen fällt.

Warum ein automatisiertes Offboarding-System für Mitarbeiter aufbauen?

Sparen Sie Ihrem Team Stunden an Arbeit bei der teamübergreifenden Koordination mit automatischen Benachrichtigungen und ständigen Übergaben.
Stellen Sie sicher, dass nichts durch die Maschen fällt, mit einer Standard-Checkliste für Dinge, die passieren müssen, und einem Prozess, der sicherstellt, dass sie passieren
Verbessern Sie die Qualität Ihres Feedbacks, indem Sie es programmgesteuert sammeln und analysieren, um bessere Einblicke zu erhalten und die Kundenbindung zu verbessern.

Welche wichtigsten Funktionen bietet die Vorlage für das Mitarbeiter-Offboarding?

Trigger von einem einzigen Ort aus – Initiieren Sie den gesamten Workflow mit einer einfachen Formbereitstellung, sodass nicht mehr mehrere manuelle Schritte erforderlich sind.
Automatisierte Benachrichtigungen über Stakeholder – Wenn das Ausscheiden eines Mitarbeiters bearbeitet wird, sendet das System sofort angepasste Slack-Nachrichten an die Personalabteilung, die IT, die Gehaltsabrechnung und andere relevante Teams.
Intelligente Dokumentengenerierung – Bei unfreiwilligen Kündigungen verwendet die Vorlage KI, um automatisch Trennungsvereinbarungen auf der Grundlage von Mitarbeiterdaten zu erstellen, was Zeit spart und das rechtliche Hin und Her reduziert.
HRIS-Integration – Nach dem Sammeln von Kündigungsinformationen aktualisiert das System automatisch Ihre HR-Software, wodurch doppelte Dateneingaben vermieden und menschliche Fehler reduziert werden.
Datenschutz – Stellen Sie jedem Stakeholder die Informationen zur Verfügung, die er benötigt, und nicht mehr, basierend auf seiner Rolle.
Feedback-Analyse beim Austritt – Wenn ein Mitarbeiter seine Exit-Umfrage einreicht, verwendet der Zap KI, um die Antworten zu analysieren und Ihrem People-Team Aktionsschritte zu empfehlen.

Wer sollte diese Vorlage verwenden?

Ein automatisiertes Offboarding-System für Mitarbeiter eignet sich perfekt für:

HR- und People-Operations-Teams → Stunden pro Offboarding einsparen, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren und sich so besser auf strategische Initiativen und die Unterstützung der Mitarbeiter konzentrieren können.
IT-Abteilungen → Erhalten Sie sofortige Benachrichtigungen über ausscheidende Mitarbeiter, um den Widerruf des Zugangs und die Rückgabe von Geräten zu verwalten und so die Sicherheit zu erhöhen.
Lohn- und Gehaltsabrechnungs- und Finanzteams → Erhalten Sie automatische Benachrichtigungen über erforderliche Abschlusszahlungen, um eine zeitnahe und genaue Bearbeitung zu gewährleisten.
People Business Partner → Gewinnen Sie mit KI-analysiertem Exit-Feedback tiefere Einblicke in Abgangstrends und helfen Sie so, Probleme bei der Mitarbeiterbindung proaktiv anzugehen.
Rechts- und Compliance-Beauftragte → Reduzieren Sie das Risiko mit konsistent generierten Trennungsvereinbarungen, die etablierten Vorlagen und Richtlinien folgen.
Talentakquise-Teams → Besetzungsentscheidungen effizient durch einfache Slack-Reaktionen verfolgen und so den Überblick über offene Stellen ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand behalten.

Wie funktioniert diese Vorlage?

Mit dieser Vorlage erstellen Sie ein umfassendes Offboarding-System für Mitarbeiter. So geht's:

Einreichung von Vorgesetzten oder Personalern : Ein Manager oder ein Mitglied des HR-Teams übermittelt Kündigungsdetails über ein Google-Formular, einschließlich des Namens des Mitarbeiters, der Art der Kündigung, des letzten Tages und anderer wichtiger Informationen.
Automatisierte Stakeholder-Benachrichtigungen – Der Workflow sendet sofort angepasste Slack-Nachrichten an alle relevanten Teams (HR, IT, Gehaltsabrechnung usw.) mit spezifischen Aktionsschritten.
HRIS-Systemupdates – Das System aktualisiert dein HRIS (wie BambooHR) automatisch mit den Kündigungsdetails, wodurch manuelle Eingaben überflüssig werden und Fehler reduziert werden.
Erstellung von Trennungsvereinbarungen – Bei unfreiwilligen Kündigungen berechnet der Workflow die Abfindung auf der Grundlage der Amtszeit, des Standorts und des Managerstatus und verwendet dann KI, um eine Trennungsvereinbarung aus Ihren Vorlagen zu entwerfen.
Unterstützung beim Ausscheiden von Mitarbeitern – Bei freiwilligen Austritten sendet das System dem Mitarbeiter eine Slack-Direktnachricht mit einer Anleitung und einem Link zur Austrittsumfrage.
Anreicherung und Analyse von Austrittsumfragen – Wenn der Mitarbeiter sein Feedback zur Austrittsumfrage einreicht, reichert das System dieses mit HRIS-Daten an und verwendet KI, um eine zusammengefasste TLDR und empfohlene Aktionsschritte für das Personalteam zu generieren.
Routing von Austrittsgesprächen – Wenn der Mitarbeiter eine Austrittsgesprächsanfrage stellt, benachrichtigt das System automatisch den zugewiesenen Geschäftspartner für Personen.
Backfill-Tracking – Die Vorlage erstellt ein Tracking-Sheet in Zapier Tables, das es Talent Acquisition ermöglicht, den Backfill-Bedarf durch einfache Slack-Emoji-Reaktionen zu verwalten.
Nachverfolgung von Abfindungszahlungen – Wenn der Mitarbeiter eine Abfindung erhält, verfolgt der Workflow die Zahlungsdetails und aktualisiert das HRIS entsprechend.
Verwaltung von Abschiedsnachrichten – Wenn der ausscheidende Mitarbeiter eine Abschiedsnachricht einreicht, wird diese zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet, bevor sie im Abschieds-Slack-Kanal des Unternehmens veröffentlicht wird.

Hinweis: Hier finden Sie Kopien der in dieser Vorlage verwendeten Google Formulare und Google Docs.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich technische Kenntnisse, um diese Vorlage einzurichten?

Technische Kenntnisse sind nicht nötig. Die Vorlage nutzt die benutzerfreundliche Oberfläche von Zapier, um deine vorhandenen Tools zu verbinden. Du musst nur wissen, welche Formular-IDs zu welchen Marketing-Assets gehören, und Zugriff auf dein CRM- und Benachrichtigungssystem haben.

Kann diese Vorlage mit meiner vorhandenen HR-Software funktionieren?

Ja, diese Vorlage ist für die Integration mit gängigen HRIS-Systemen wie BambooHR konzipiert. Wenn Sie ein anderes System verwenden, können Sie die Vorlage wahrscheinlich anpassen, um mit ihr zu arbeiten, indem Sie die breite Palette an Integrationen von Zapier verwenden.

Wie geht diese Vorlage mit Daten, Datenschutz und Sicherheit um?

Die Vorlage wurde mit Blick auf den Datenschutz erstellt. Es verarbeitet nur die von Ihnen bereitgestellten Informationen und integriert sich in Ihre bestehenden Systeme. Du solltest den Workflow aber immer überprüfen und anpassen, um sicherzustellen, dass er mit den spezifischen Richtlinien deines Unternehmens zum Umgang mit Daten übereinstimmt.

Kann ich die von dieser Vorlage generierten Benachrichtigungen und Dokumente anpassen?

Absolut. Die Vorlage bietet einen Ausgangspunkt, aber Sie können den Content von Benachrichtigungen, Umfragen und Dokumentvorlagen problemlos an die spezifischen Bedürfnisse und den Ton Ihres Unternehmens anpassen.