Captura automática de ferramentas e atualizações de processos do Slack em um registro de alterações centralizado
Captura automática de ferramentas e atualizações de processos do Slack em um registro de alterações centralizado
Tabelas, Zaps, Canvas
Captura e triagem de solicitações de engenharia do Slack no Jira
Crie solicitações estruturadas do Jira a partir de conversas do Slack com apenas uma reação de emoji. Capture o contexto da conversa, use o ChatGPT para identificar e escrever requisitos e certifique-se de que nada passe despercebido.
Clique e arraste para mover pela tela e aperte para ampliar.
Visão geral
Criado por: Lukas Toma, Diretor de Dados e ML @ Zapier
Todos os dias, importantes solicitações de trabalho de engenharia chegam por meio de conversas no Slack. Sem um sistema estruturado, esses valiosos pedidos ficam enterrados em canais movimentados, esquecidos em conversas ou perdidos no fluxo constante de comunicação. Engenheiros perdem inúmeras horas copiando manualmente informações em tickets, correndo o risco de perder detalhes e criando trabalho desnecessário.
Use este modelo para transformar qualquer mensagem do Slack em um problema do Jira totalmente documentado com apenas uma simples reação de emoji, completo com um título, descrição e critérios de aceitação gerados por IA. Ele captura todo o contexto da conversa, usa IA para identificar os requisitos de trabalho, encaminha-os por um processo de triagem e lida com acompanhamentos, tudo isso sem que sua equipe faça nada. Em vez de deixar trabalhos importantes passarem despercebidos, você terá um sistema confiável que garante que cada solicitar seja capturada, atribuída e rastreada até a conclusão.
Por que criar um sistema automatizado de admissão de trabalho?
- Elimine a criação manual de tickets e economize horas de trabalho administrativo da sua equipe toda semana.
- Certifique-se de que nenhuma solicitação importante se perca nos canais do Slack.
- Crie consistência fazendo com que a IA padronize e documente os critérios de aceitação para garantir fácil priorização e rastreamento do trabalho.
Quais são os principais recursos do modelo de formulário de admissão de trabalho interno?
- Acionadores baseados no Slack: Capture solicitações de trabalho sem esforço com uma simples reação de emoji em qualquer mensagem do Slack, facilitando para os membros da equipe registrar o trabalho no Jira sem sair das conversas.
- Extração de contexto orientado por IA: Quando uma mensagem é sinalizada, a IA analisa todo o thread do Slack para identificar requisitos de trabalho, criando automaticamente um problema abrangente do Jira com título apropriado, descrição e critérios de aceitação gerados automaticamente.
- Fluxo de trabalho de triagem organizado: Novas solicitações são adicionadas automaticamente a uma tabela de triagem central no Zapier Tables, onde os leads de equipe podem facilmente revisar, priorizar e atribuir trabalho de acordo com a capacidade e a prioridade.
- Comunicação com as partes interessadas: O sistema notifica automaticamente o solicitante original quando seu problema foi registrado, fornecendo-lhe os detalhes do tíquete do Jira e mantendo-o atualizado quando o trabalho for concluído.
- Rastreamento de ciclo fechado: Quando os problemas são fechados no Jira, o sistema atualiza o tópico original do Slack, notificando as partes interessadas e mantendo um registro de todas as solicitações processadas para referência futura.
Quem deve usar este modelo
Um sistema de automação de admissão de trabalho é perfeito para:
- Equipes de engenharia: criem um processo padronizado para rastrear solicitações de recursos e relatórios de bugs recebidos pelo Slack, garantindo que nada seja esquecido e que todos os requisitos técnicos sejam devidamente documentados.
- Equipes de dados: Transforme solicitações de ajuda enviadas via Slack em tickets rastreáveis com contexto completo da conversa – melhorando os tempos de resposta e mantendo registros precisos de problemas e resoluções.
- Gerentes de produto: capturem feedback e ideias de partes interessadas em toda a organização sem sobrecarga manual, facilitando a organização de entradas para o planejamento do roteiro.
- Equipes de operações: Estabeleçam um fluxo de trabalho consistente para gerenciar solicitações internas de diferentes departamentos, criando responsabilidade e visibilidade sem adicionar carga administrativa.
- Equipes de projeto multifuncionais: consolidam solicitações de trabalho de diversas partes interessadas em um único sistema, fornecendo transparência sobre a carga de trabalho e o progresso, mantendo a comunicação com os solicitantes.
Como esse modelo funciona?
Este modelo cria um sistema completo de entrada de trabalho que transforma conversas do Slack em itens de trabalho estruturados no Jira. Veja como:
- Um membro da equipe reage a qualquer mensagem do Slack com um emoji designado (como :ticket:) para sinalizá-la para processamento.
- A automação captura a mensagem original e todas as respostas no tópico para obter contexto completo.
- A IA analisa a conversa e extrai as informações principais, incluindo a natureza da solicitação e os requisitos.
- O sistema cria automaticamente um problema do Jira com um título apropriado, uma descrição detalhada e critérios de aceitação sugeridos com base na conversa.
- Uma notificação é publicada de volta no tópico original do Slack com um link para o problema do Jira recém-criado, confirmando que a solicitar foi registrada.
- A nova request também é adicionada a uma tabela de triagem centralizada no Zapier Tables, onde aguarda revisão durante reuniões de triagem regulares.
- Os leads de equipe podem usar a tabela de triagem para priorizar, atribuir ou agendar o trabalho, com todo o contexto de conversa relevante e referências do Slack disponíveis.
- Quando o problema é fechado no Jira, a automação atualiza o thread original do Slack para notificar o solicitante que seu trabalho foi concluído.
- Todas as solicitações permanecem documentadas na tabela de triagem para referência futura, criando um histórico pesquisável do trabalho concluído e facilitando a análise do fluxo de trabalho.
Este sistema preenche a lacuna entre os canais de comunicação informais e as ferramentas formais de acompanhamento do trabalho. Ao automatizar os processos de captura, documentação e acompanhamento, as equipes podem se concentrar em fazer o trabalho em vez de gerenciá-lo.
E não só você tornará sua equipe mais eficiente, mas também será mais fácil para as partes interessadas, porque elas poderão solicitar diretamente das ferramentas com as quais trabalham diariamente. E sejamos honestos, com que frequência seus colegas realmente recorrem ao Jira em vez do Slack para pedir ajuda ;). Além disso, eles apreciarão a comunicação transparente e o acompanhamento confiável de suas solicitações.
Perguntas frequentes
Posso personalizar qual emoji aciona o processo de admissão de trabalho?
Sim, você pode escolher qualquer emoji que faça sentido para sua equipe. Algumas equipes usam 🍔 para solicitar gerais, 🐛 para bugs ou 🚀 para ideias de recurso. Você pode até configurar vários fluxos de trabalho com emojis diferentes para diferentes tipos de trabalho.
Isso funcionará com minha estrutura de projeto Jira existente?
O modelo pode ser configurado para funcionar com seus projetos Jira específicos, tipos de problemas e campos personalizados. Durante a configurar, você poderá especificar exatamente como deseja que os problemas sejam criados e onde eles devem ser atribuídos.
Preciso ser um especialista em Jira para usar este modelo?
De jeito nenhum. O modelo lida com todos os aspectos técnicos da criação e atualização de problemas do Jira. Os membros da sua equipe só precisam saber como adicionar uma reação de emoji no Slack, e o sistema cuida do resto.
Como funciona o processo de triagem?
Novas solicitações são adicionadas automaticamente a um banco de dados Zapier Tables que serve como sua fila de triagem. Os leads de equipe podem revisar essa fila regularmente, atualizar prioridades, atribuir trabalho aos membros da equipe e mover itens pelos estágios do fluxo de trabalho, tudo isso sem precisar alternar entre várias ferramentas.
