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Modelo de Aprovação de Documento
Carregue e armazene documentos para aprovação com e-mails de notificação automática.
Visão geral
Se você gerencia documentos para aprovação e precisa controlar o caos, use este modelo para criar um processo de aprovação de documentos no Zapier para carregar documentos, alertar aprovadores e armazenar decisões, tudo em um só lugar. Além disso, personalize o fluxo de trabalho para atender às suas necessidades ou use suas ferramentas existentes para otimizar todo o processo.
Por que você deve configurar um processo de aprovação de documentos com o Zapier
Um fluxo de trabalho de aprovação criado no Zapier é sua solução para um processo simplificado de revisão de documentos. Ele oferece um fluxo de trabalho de aprovação de documentos de ponta a ponta, economiza seu tempo, consolida cada documento e decisão em um só lugar e lhe dá a flexibilidade de se conectar a 6,000+ diferentes aplicativos por meio da plataforma Zapier.
- Acompanhe documentos, aprovador e decisão em um local central para um processo fácil para todas as partes interessadas
- Fique por dentro com notificações por e-mail para aprovador e solicitante
- Aprovar ou rejeitar com o clique de um botão
Como funciona o modelo de processo de aprovação de documentos
Este modelo de fluxo de trabalho de aprovação ajuda você a configurar um processo inteiro que depende de Tabelas Zapier, Interfaces Zapier e Zaps. Possui:
- um formulário de upload de documentos para os solicitantes enviarem informações, incluindo o próprio documento
- uma tabela de aprovação para gerenciar os documentos enviados através do formulário de aprovação
- um Zap que envia uma notificação por e-mail ao aprovador quando um novo documento chega e aguarda que um botão de aprovar ou rejeitar seja clicado para enviar outra notificação ao solicitante.
Você pode editar a página e o form de Upload de Documentos para atender às suas necessidades e gerar uma URL pública para compartilhar com qualquer pessoa que precise solicitar. Você pode adicionar ou editar campos para coletar informações do envio inicial.
Após o envio, o documento e os dados são armazenados em uma tabela e o e-mail de notificação da solicitação de aprovação é enviado. O processo de aprovação é iniciado e totalmente automatizado entre cada ponto de contato humano.
Para configurar tudo, tudo o que você precisa a fazer é:
- Clique em Usar modelo
- Cadastre-se ou faça o registro na sua conta Zapier (o cadastro é gratuito)
- Opcionalmente edite ou adicione campos ao formulário
- Compartilhe a URL encontrada na sua página Interface > Carregar documento ou incorpore em qualquer site para começar a aceitar documentos para aprovação imediatamente.
Quem deve usar este modelo
Este modelo é ideal para gerentes de projeto, equipes de vendas, equipes de serviços profissionais e qualquer pessoa que precise de um fluxo de trabalho automatizado de aprovação de documentos para agilizar um processo de aprovação. Com o formulário, a notificação por e-mail e o armazenamento de documentos, tudo em um só lugar, este modelo permite que sua equipe crie rapidamente um sistema para ajudá-los a entregar os documentos finais nas mãos certas.
Como personalizar seu processo automatizado de aprovação de documentos
As interfaces, tabelas e Zaps do Zapier facilitam a personalização de sistemas pelos membros da equipe, sem necessidade de codificação. Como o sistema é criado no Zapier, você pode adicionar fluxos de trabalho automatizados para carregar documentos em ferramentas existentes dentro de um sistema de gerenciamento de documentos ou enviar notificações adicionais por mensagem SMS ou para aplicativos de bate-papo da equipe.
Perguntas frequentes
Posso personalizar o modelo de aprovação de documento para atender às necessidades da minha equipe?
Sim. O Zapier foi projetado para ser altamente personalizável. Você pode adaptar o Zap para corresponder ao processo de aprovação específico da sua equipe, incluindo a configuração de caminhos condicionais para diferentes tipos de documentos, a personalização de notificações por e-mail e o ajuste do fluxo de aprovação. Isso garante que o modelo funcione perfeitamente com seu processo existente.
Posso adicionar elementos diferentes ao meu formulário?
Absolutamente. Há muitos elementos para escolher, incluindo um campo de texto curto, seletor de data e caixa de seleção.
Este modelo é adequado para iniciantes?
Isso é. É simples e fácil de usar, mesmo se você for iniciante em automação. Você não precisa de habilidades técnicas ou de codificação para começar. E nossa central de ajuda está disponível caso você tenha dúvidas ao longo do caminho.
Posso incorporar formulários no meu site?
Sim, todos os formulários podem ser facilmente incorporados ao seu site. Ou eles podem servir como uma página independente com um URL exclusivo.
