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Modèle d’approbation de document
Téléchargez et stockez des documents pour approbation à l’aide d’e-mails de notification automatiques.
Vue d'ensemble
Si vous gérez des documents pour approbation et que vous avez besoin d’apprivoiser le chaos, utilisez ce modèle pour créer un processus d’approbation de documents dans Zapier afin de télécharger des documents, d’alerter les approbateurs et de stocker les décisions en un seul endroit. De plus, personnalisez le flux de travail en fonction de vos besoins ou utilisez vos outils existants pour rationaliser l’ensemble du processus.
Pourquoi devriez-vous mettre en place un processus d’approbation de documents avec Zapier
Un flux de travail d’approbation basé sur Zapier est votre solution pour un processus d’examen des documents rationalisé. Il offre un flux de travail d’approbation de documents de bout en bout, vous fait gagner du temps, consolide chaque document et décision en un seul endroit et vous donne la possibilité de vous connecter à 6,000+ différentes appli via la plateforme Zapier.
- Suivez les documents, l'approbateur et les décisions en un seul endroit central pour faciliter le processus pour toutes les parties prenantes
- Restez au courant grâce aux notifications par e-mail pour l’approbateur et le demandeur
- Approuvez ou refusez en un seul cliquer
Fonctionnement du modèle de processus d’approbation de document
Ce modèle de flux de travail d’approbation vous aide à configurer un processus complet qui s’appuie sur les tables Zapier, les interfaces Zapier et les Zaps. Il comprend les fonctionnalités :
- un formulaire de téléchargement de documents permettant aux demandeurs de soumettre des informations, y compris le document lui-même ;
- un tableau d’approbation pour gérer les documents soumis par le biais du formulaire d’approbation
- un Zap qui envoie une notification par e-mail à l’approbateur lorsqu’un nouveau document arrive et attend qu’un bouton d’approbation ou de rejet soit cliqué pour envoyer une autre notification au demandeur.
Vous pouvez modifier la page et le formulaire de téléchargement de documents pour répondre à vos besoins et générer une URL publique à partager avec toute personne qui doit soumettre une demande. Tu peux ajouter ou modifier des champs pour recueillir des informations dès la soumission initiale.
Une fois soumis, le document et les données sont stockés dans un tableau et l’e-mail de notification de demande d’approbation est envoyé. Le processus d’approbation est lancé et est entièrement automatisé entre chaque point de contact humain.
Pour mettre les choses en place, tout ce que vous avez à faire est de :
- Cliquez sur Utiliser le modèle
- Inscrivez-vous ou connectez-vous à votre compte Zapier (l’inscription est gratuite)
- Modifiez ou ajoutez éventuellement des champs au formulaire
- Partagez l’URL trouvée dans votre Interface > page Télécharger un document ou intégrez-la sur un website pour commencer à accepter les documents à approuver immédiatement.
Qui devrait utiliser ce modèle
Ce modèle est idéal pour les chefs de projet, les équipes de vente, les équipes de services professionnels et tous ceux qui ont besoin d’un flux de travail automatisé d’approbation de documents pour rationaliser un processus d’approbation. Avec le formulaire, la notification par e-mail et le stockage de documents intégrés, ce modèle permet à votre équipe de créer rapidement un système pour l’aider à mettre les documents finaux entre les bonnes mains.
Comment personnaliser votre processus d’approbation automatisée des documents
Les interfaces, les tables et les zaps Zapier permettent aux membres de l’équipe de personnaliser facilement les systèmes sans qu’aucun codage ne soit requis. Étant donné que le système est basé sur Zapier, vous pouvez ajouter des flux de travail automatisés pour télécharger des documents vers des outils existants au sein d’un système de gestion de documents ou envoyer des notifications supplémentaires par SMS ou à des applications de chat d’équipe.
Foire aux questions
Puis-je personnaliser le modèle d’approbation de document pour l’adapter aux besoins de mon équipe ?
Oui. Zapier est conçu pour être hautement personnalisable. Vous pouvez adapter le Zap au processus d’approbation spécifique de votre équipe, notamment en configurant des chemins d’accès conditionnels pour différents types de documents, en personnalisant les notifications par e-mail et en ajustant le flux d’approbation. Cela garantit que le modèle fonctionne de manière transparente avec votre processus existant.
Puis-je ajouter différents éléments à mon formulaire ?
Absolument. Il y a tellement d’éléments parmi lesquels choisir, y compris un court champ de texte, un sélecteur de date et une case à cocher.
Ce modèle est-il adapté aux débutants ?
Ça l'est. C’est simple et facile à utiliser, même si vous débutez dans l’automatisation. Tu n'as pas besoin de compétences techniques ou de codage pour commencer. Et notre centre d'aide est disponible si tu as des questions en cours de route.
Puis-je intégrer des formulaires sur mon site web ?
Oui, tous les formulaires peuvent être facilement intégrés sur votre site Web. Ou ils peuvent servir de page autonome avec une URL unique.
