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Zaps
Routage intelligent des messages entrants multicanaux
Acheminez les nouveaux e-mails, les soumissions de formulaires et les messages sociaux à partir de plusieurs canaux vers les bonnes équipes grâce à une catégorisation et un routage intelligents.
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Vue d'ensemble
Intelligent inbound message routing
Acheminez les nouveaux e-mails et messages sociaux de plusieurs canaux vers les bonnes équipes grâce à une catégorisation et un routage intelligents.
Êtes-vous noyé dans une mer de messages entrants répartis dans plusieurs boîtes de réception e-mail, formulaires et réseaux sociaux ? Le tri, la hiérarchisation et l'attribution des messages aux bonnes équipes ne prennent pas seulement du temps. C'est aussi un goulot d'étranglement majeur qui retarde les réponses et fait passer des communications importantes entre les mailles du filet.
Le modèle intelligent de routage des messages entrants élimine les humains de la boucle et transforme ce processus manuel en un flux de travail organisé et intelligent. Il centralisera toutes vos communications entrantes, utilisera l’AI pour catégoriser, résumer et hiérarchiser automatiquement chaque message, puis l’acheminera vers l’équipe appropriée.
Tes équipes recevront des notifications instantanées via leurs canaux préférés sans attendre. De plus, ils peuvent mettre à jour les statuts au fur et à mesure, et tu conserveras une visibilité complète tout au long du processus. Fini les messages perdus, les réponses tardives ou la confusion quant à savoir qui gère quoi, simplement une gestion de la communication rationalisée qui met à l'échelle avec votre organisation.
Pourquoi créer un système de routage automatique des messages ?
- Éliminer le goulot d'étranglement lié au triage manuel qui retarde les réponses et nuit à l'efficacité des équipes.
- Assurez-vous que les messages urgents reçoivent une attention immédiate grâce à la hiérarchisation des priorités alimentée par l’IA.
- Assurez la responsabilité et la visibilité grâce à un système centralisé qui suit l'état des messages, de leur réception à leur résolution.
Quelles sont les principales fonctionnalités AI du modèle de routage ?
- Réception multicanal : capturez automatiquement les messages de Gmail, Outlook, Zendesk, des formulaires Web et des plateformes sociales, en rassemblant tout dans un seul système sans aucun copier-coller manuel.
- Analyse alimentée par l’IA : pour chaque message, le système génère automatiquement un résumé concis, extrait les mots-clés, détermine la catégorie appropriée, suggère la meilleure équipe pour la traiter et attribue un niveau d’urgence.
- Catégorisation intelligente : les messages sont automatiquement triés dans des catégories personnalisables telles que les demandes de presse, les opportunités de vente, les soumissions de contenu ou le support technique, en fonction des besoins spécifiques de votre organisation.
- Affectation d’équipe : en fonction de la catégorie et du contenu identifiés, les messages sont automatiquement acheminés vers l’équipe appropriée, ce qui élimine le besoin de triage et de transfert manuels.
- Détection d’urgence — L’AI évalue le contenu des messages pour déterminer le niveau de priorité, ce qui garantit que les communications urgentes reçoivent une attention immédiate.
- Distribution des notifications : les membres de l’équipe reçoivent des alertes via leurs canaux préférés (Slack ou e-mail) avec des liens directs pour afficher et actionner le message.
- Interface de gestion visuelle : suivez tous les messages entrants via un tableau de bord de type Kanban qui affiche en un coup d’œil l’état actuel, l’équipe affectée et les informations clés.
- Suivi de l’état — Teams peuvent facilement mettre à jour l’état de chaque message au fur et à mesure qu’elles y travaillent, ce qui permet de maintenir la visibilité et la responsabilité tout au long du processus.
Qui devrait utiliser ce modèle
Un système de routage automatique des messages est parfait pour :
- →Simplifiez le traitement des demandes de médias entrants, des demandes de collaboration de contenu et des commentaires sur les campagnes en les catégorisant et en les acheminant instantanément vers le bon spécialiste marketing.
- Services des communications → Veiller à ce que les demandes de renseignements de la presse et les opportunités médiatiques soient classées par ordre de priorité et dirigées sans délai vers le porte-parole approprié.
- Équipes de contenu → Gérez efficacement les soumissions de contenu entrantes, les demandes de publication d’invités et les opportunités de partenariat en les triant et en les attribuant automatiquement au gestionnaire de contenu concerné.
- Équipes médias → Transmet les conseils reçus à la bonne équipe, afin qu'elle ne rate jamais une histoire importante.
- Organisations interfonctionnelles → Éliminez les silos et assurez-vous que les messages parviennent au bon service (ventes, support, produit, etc.) sans intervention manuelle ni retard.
Comment fonctionne ce modèle ?
Ce modèle vous permet de mettre en place un système de routage intelligent qui traite les messages entrants en quatre étapes clés :
- Collecte de messages: le système capture automatiquement les nouveaux messages provenant de plusieurs sources, notamment les plateformes de messagerie (Gmail, Outlook), les systèmes d’assistance (Zendesk), les formulaires Web (Typeform, Webflow) et les plateformes de réseaux sociaux. Tous les messages sont regroupés dans une Table Zapier centrale avec les informations sur les sources préservées, créant ainsi une boîte de réception universelle pour toutes les communications.
- Traitement de l’AI: Lorsqu’un nouveau message arrive, l’AI analyse le contenu pour générer un résumé concis, extraire les mots clés pertinents pour une catégorisation facile, déterminer la catégorie appropriée en fonction de vos options prédéfinies, identifier l’équipe qui doit traiter le message, attribuer un niveau d’urgence pour prioriser la réponse et calculer un score de confiance pour son évaluation. Cette analyse automatique élimine le besoin de lire et de trier manuellement chaque message.
- Routage intelligent: sur la base de l’analyse de l’AI, le système met à jour l’enregistrement du message avec toutes les informations générées par l’AI, identifie l’équipe appropriée à partir de votre liste d’équipes personnalisées, envoie une notification à cette équipe via son canal préféré (Slack, e-mail ou tableau de bord) et inclut les détails pertinents du message ainsi qu’un lien vers le message complet. Cela garantit que les bonnes personnes sont informées immédiatement, sans transfert manuel.
- Interface de gestion: les Teams gèrent les messages via une interface visuelle où elles peuvent voir tous les nouveaux messages qui leur sont attribués, afficher des résumés, des catégories et des niveaux d’urgence générés par l’AI, mettre à jour le statut pendant qu’elles travaillent sur les messages, ajouter des notes pour la collaboration et suivre la progression de nouveau à en cours à résolu. Cela donne une visibilité complète sur l'état de chaque communication.
La magie tient en partie au fait qu'il est entièrement personnalisable en fonction de la structure de ton organisation. Tu définis les catégories de messages que tu reçois, les équipes qui doivent gérer chaque catégorie et la manière dont ces équipes préfèrent être informées. L’AI s’adapte à vos spécifications, créant un système de routage sur mesure qui évolue avec votre organisation.
En mettant en œuvre ce modèle, vous transformerez votre gestion des communications entrantes d’un processus manuel chronophage en un système efficace et intelligent qui garantit que chaque message parvient à la bonne personne au bon moment, sans goulets d’étranglement.
Foire aux questions
Quelle est la précision de la catégorisation de l’AI ?
L’IA fournit un score de confiance avec chaque catégorisation. Les devoirs les plus confiants sont automatiquement acheminés, tandis que les messages les moins confiants peuvent être signalés pour être revus par un humain. Le système apprend et s'améliore également au fil du temps à mesure que tu corriges les erreurs de classification.
Ai-je besoin de compétences en codage pour configurer ce modèle ?
Aucun codage n'est requis. Le modèle est préconfiguré avec les Zaps (flux de travail automatisés) et les tables (bases de données qui vous permettent de suivre et d’automatiser vos données) nécessaires. Il vous suffit de personnaliser les catégories et les affectations d’équipe pour qu’elles correspondent à la structure de votre organisation.
Puis-je personnaliser les catégories et les équipes ?
Absolument. Le modèle est livré avec des catégories courantes préconfigurées, mais vous pouvez facilement les modifier pour répondre à vos besoins spécifiques. Tu peux définir tes propres catégories de messages, ta structure d'équipe et tes règles de routage.
Que se passe-t-il si l’AI catégorise mal un message ?
L'interface de gestion permet de réattribuer facilement les messages mal classés à la bonne équipe. Chaque réaffectation aide le système à apprendre et à améliorer la précision de sa catégorisation au fil du temps.
