Auto-capture tool & process updates from Slack in a centralized changelog Soluciónmultiproducto
Tablas, Zaps, Canvas
Registro para entrevistas con clientes para investigación de usuarios
Facilite a las partes interesadas la participación en las llamadas de los clientes, sin que los investigadores de usuarios tengan que coordinarse o ayudar manualmente.
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Descripción general
Creado por: Jeff Bertrand, investigador sénior de UX en Zapier
Las entrevistas con clientes brindan información invaluable, pero coordinar a los asistentes a las sesiones puede convertirse rápidamente en una pesadilla logística. Los equipos de investigación a menudo pasan horas enviando mensajes de Slack, coordinando quién se une a qué y actualizando manualmente las invitaciones del calendario solo para que las personas adecuadas estén en la sala.
Con esta plantilla de registro para entrevistas de clientes entre equipos, puede transformar este engorroso proceso en un sistema sin intervención, donde las partes interesadas se suscriben voluntariamente a las entrevistas con solo un clic, y los investigadores de usuarios pueden concentrarse en facilitar, no en coordinar. Cuando se programan entrevistas con clientes, aparecen automáticamente en una Table Zapier centralizada — una base de datos que le permite rastrear y automatizar sus datos. Los miembros del equipo de su organización pueden explorar las próximas sesiones y agregarse como asistentes sin necesidad de coordinación por parte de su equipo de investigación. Los eventos del calendario se actualizan automáticamente, la asistencia se mantiene organizada y los investigadores pueden concentrarse en realizar excelentes entrevistas en lugar de administrar invitaciones.
¿Por qué construir un sistema automatizado de registrarse para entrevistas?
- Elimina horas de coordinación a través de mensajes de Slack, correos electrónicos y actualizaciones manuales del calendario.
- Cree una experiencia de autoservicio donde las partes interesadas puedan unirse a entrevistas que se ajusten a su horario e intereses.
- Haga que la investigación de clientes sea más accesible para los equipos de productos, diseño, ingeniería, marketing y liderazgo.
¿Qué funciones clave vienen con la plantilla de registro para entrevistas de clientes entre equipos?
- Sincronización automática de eventos — Las entrevistas de clientes recién programadas en su Calendario de Google se capturan instantáneamente y se muestran en una tabla Zapier, creando un centro para todas las próximas sesiones de investigación.
- Gestión de asistentes por autoservicio — Las partes interesadas seleccionan su nombre de un menú desplegable en la Table para unirse a una entrevista, lo que elimina la necesidad de coordinación manual a través de mensajes o correos electrónicos.
- Soporte para múltiples partes interesadas : admite a varios miembros del equipo que se unen a la misma entrevista con el cliente, lo que resulta perfecto para la colaboración interfuncional entre departamentos.
- Actualizaciones automáticas del calendario : cuando las partes interesadas se agregan a una entrevista, el evento de Google Calendar se actualiza automáticamente para incluirlas como asistentes, lo que mantiene todo sincronizado sin esfuerzo manual.
- Panel de descripción general de entrevistas : proporciona una vista completa de todas las próximas entrevistas con clientes, lo que facilita que los miembros del equipo encuentren y se unan a sesiones relevantes para su trabajo.
¿Quién debería utilizar esta plantilla?
Un sistema de registro de entrevistas de autoservicio es perfecto para:
- Investigadores usuarios → Eliminan la carga administrativa de coordinar la asistencia a las entrevistas, lo que les permite disponer de más tiempo para centrarse en la realización y el análisis de la investigación.
- Gerentes de producto → Únase fácilmente a conversaciones de clientes relevantes para su área de producto sin esperar aprobaciones de invitaciones ni administrar conflictos de calendario.
- Diseñadores → Obtenga exposición directa a los comentarios y puntos críticos de los clientes participando sin problemas en entrevistas que informan sus decisiones de diseño.
- Equipos de marketing → Únase a las conversaciones con los clientes para comprender mejor el lenguaje, los desafíos y las historias de los usuarios que pueden mejorar sus mensajes y posicionamiento.
- Líderes de ingeniería → Conecte a su equipo con comentarios de usuarios reales facilitando la asistencia a entrevistas relacionadas con las funciones que está desarrollando.
¿Cómo funciona esta plantilla?
Esta plantilla le permite crear un sistema de autoservicio optimizado para gestionar la asistencia a las entrevistas con clientes. Aquí te explicamos cómo:
- Cuando se programa una nueva entrevista con un cliente en un Calendario compartido de Google, Zap (un flujo de trabajo automatizado) se activa y extrae información clave, como la hora de la entrevista, el nombre del cliente, el enlace de la reunión y el tema de discusión.
- Esta información llena automáticamente una tabla Zapier, creando un panel centralizado de todas las próximas entrevistas con clientes al que puede acceder toda su organización.
- Los miembros del equipo exploran la Table para encontrar entrevistas relevantes, seleccionan las sesiones a las que desean unirse y eligen su nombre en un menú desplegable.
- Cuando una parte interesada se registra, la plantilla actualiza automáticamente el evento de Google Calendar para agregarla como asistente y recibe la invitación del calendario directamente con todos los detalles de la reunión.
- El sistema mantiene un registro de quién participó en qué entrevistas, lo que proporciona visibilidad sobre la participación interfuncional y ayuda a los equipos de investigación a rastrear la participación en todos los departamentos.
Con este sistema, eliminará los cuellos de botella de coordinación y facilitará que cualquier persona de su organización pueda dedicar tiempo a sus clientes sin crear trabajo adicional para su equipo de investigación. La plantilla también es totalmente personalizable: puede agregar filtros para tipos de entrevistas o segmentos de clientes, personalizar flujos de trabajo de notificación, admitir múltiples calendarios de investigación para diferentes equipos o modificar el formulario de registro para recopilar información adicional.
La investigación de clientes es más valiosa cuando la información llega a toda la organización. Al automatizar el proceso de registro para entrevistas, elimina las barreras a la participación y crea más oportunidades de contacto directo con el cliente, lo cual es especialmente importante porque el equipo que está más cerca del cliente gana.
¿El resultado? Tasas de participación más altas, mejor alineación interfuncional y una carga administrativa significativamente menor en su equipo de investigación. Esta plantilla utiliza la automatización de la investigación de clientes para ayudarlo a colocar a los clientes en el centro de su organización, para que la información pueda fluir libremente a los equipos que más la necesitan.
Preguntas frecuentes
¿Podemos rastrear qué equipos están participando en la investigación de clientes?
Absolutamente. La plantilla mantiene un registro de todas las inscripciones, que puede filtrar y analizar para ver patrones de participación en todos los departamentos, ayudando a los equipos de investigación a identificar brechas u oportunidades.
¿Puede esta plantilla funcionar con herramientas de programación como Calendly o SavvyCal?
¡Sí! Si tu herramienta de programación se integra con Google Calendar, esta plantilla funcionará a la perfección. Cuando se agregan entrevistas a su Calendario de Google designado, la automatización se activa independientemente de cómo se programó inicialmente la cita.
¿Qué pasa si alguien necesita cancelar su asistencia?
La plantilla gestiona las cancelaciones con la misma facilidad que los registros. Cuando alguien se elimina de una entrevista en la Table Zapier, el Zap actualiza automáticamente el evento del calendario para eliminarlo como asistente.
¿Necesito habilidades técnicas para configurar esta plantilla?
No se requieren habilidades técnicas. La plantilla utiliza la interfaz fácil de usar de Zapier para conectar sus herramientas existentes. Solo necesitará saber qué ID de formulario corresponden a qué activos de marketing y tener acceso a su sistema de integración y notificación.
