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Log completed Runkeeper activities in Notion for easy tracking
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Zaps
Plantilla de seguimiento de gastos
Realice un seguimiento de los gastos para su informe de gastos y envíelos por correo electrónico a su equipo para obtener el reembolso desde una sola Table.
Descripción general
Esta plantilla de seguimiento de gastos fácil de usar le permite crear rápidamente un informe de gastos. Mantenga el seguimiento de sus gastos en un solo lugar con un botón para enviar o presentar el gasto para reembolso para ahorrarle tiempo.
¿Por qué deberías usar esta plantilla?
Puedes guardar gastos fácilmente en una plantilla de Google Sheet o Notion, pero poder enviar rápidamente tu gasto para reembolso desde el rastreador de gastos solo se puede hacer de manera limpia usando Zapier. Las funciones de automatización de la plantilla garantizan que su equipo de finanzas se mantenga informado con actualizaciones oportunas sobre nuevos gastos, lo que simplifica el proceso de aprobación.
Incluso puede ampliar la plantilla para usar IA para aplicar automáticamente una categoría de gastos o agregar gastos automáticamente a su aplicación oficial de informes de gastos a través de las integraciones 6,000+ de Zapier. Realizar el seguimiento de los gastos de los empleados nunca ha sido tan fácil ni conectado.
Cómo funciona la plantilla
Esta plantilla utiliza tablas Zapier para organizar y administrar sus datos de gastos. La Table tiene columnas para Fecha, Descripción, Monto, Categoría, Estado y un botón para enviar un gasto a su equipo de finanzas para su reembolso.
Al hacer clic en el botón, Zap enviará un correo electrónico a su equipo de finanzas para notificarles el nuevo gasto. La acción de correo electrónico en Zap contiene la dirección de correo electrónico del destinatario, el asunto y el cuerpo del texto, que se puede personalizar. El botón también trigger otro Zap para actualizar automáticamente el estado del gasto a "pendiente".
Puede agregar gastos comerciales manualmente creando una nueva fila y categorizar los gastos eligiendo una categoría del menú desplegable. Las categorías de gastos se pueden personalizar (idealmente en función de los tipos de gastos recurrentes que espera tener). Agregue nuevas filas para cosas como enlaces a recibos, notas de un gasto o de qué tipo de cuenta proviene el dinero.
Hay muchas otras formas de conectar Zaps para automatizar aún más el seguimiento de sus gastos:
- Cree un Zap que envíe nuevos mensajes destacados de Gmail al rastreador de gastos
- Cree un Zap que notifique a un canal específico de Slack si se envían gastos de viaje
- Crea un Zap que te envíe un resumen de los gastos diarios o mensuales para asegurarte de mantenerte dentro del presupuesto.
¿Quién debería usar esta plantilla?
Esta plantilla de seguimiento de gastos es ideal para propietarios de pequeñas empresas, empleados y cualquier persona responsable de administrar e informar gastos y está en formato de hoja de cálculo. Es especialmente valioso para aquellos que buscan ahorrar tiempo, ya que poner en funcionamiento esta plantilla de gastos solo lleva unos minutos.
Beneficios clave de esta plantilla
Esta plantilla de seguimiento de gastos ofrece numerosas ventajas:
- Gastos centralizados: controle todos sus gastos en un solo lugar, lo que facilita el seguimiento y análisis de sus patrones de gasto.
- Automatización que ahorra tiempo: envíe automáticamente reembolsos de gastos a su equipo de finanzas, agilizando el proceso de aprobación.
- Personalización sin esfuerzo: adapte la plantilla para satisfacer sus necesidades específicas agregando o eliminando columnas, modificando destinatarios de correo electrónico o incorporando más Zaps para una automatización adicional.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo empezar a utilizar esta plantilla?
Configurar la plantilla de seguimiento de gastos es muy fácil. Primero, asegúrate de tener una cuenta Zapier (si no, te pediremos que crees una gratuita). Siéntase libre de modificar columnas de tablas, detalles de acciones de correo electrónico o incluso agregar más Zaps para potenciar su proceso de gestión de gastos.
¿Necesito saber cómo codificar para conectar la plantilla al correo electrónico?
No, no se requieren habilidades de codificación. La plantilla de seguimiento de gastos es una solución sin código, por lo que puede configurarla y personalizarla sin esfuerzo ni escribir una sola línea de código.
¿Cómo funciona la automatización de correo electrónico en la plantilla?
La plantilla de seguimiento de gastos viene con un Zap que tiene un campo de botón. Haga clic en ese botón y un Zap enviará un correo electrónico a su equipo de finanzas para informarles sobre el nuevo gasto. La acción de correo electrónico en el Zap incluye la dirección de correo electrónico del destinatario, el asunto y el cuerpo del texto. Pruébelo y la dirección de correo electrónico de su cuenta Zapier recibirá un correo electrónico con más detalles sobre cómo personalizarlo.