Servicio de asistencia de TI
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Zaps
Salida de empleados
Facilite la salida de empleados con notificaciones automáticas, generación de documentos y recopilación de comentarios.
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Descripción general
La salida de empleados está lejos de ser sencilla; a menudo involucra a varios departamentos, plazos ajustados y entregas complicadas. Y hay mucho en juego. Existen riesgos de seguridad, riesgos de cumplimiento y riesgos de relación.
¿La buena noticia? La automatización puede ayudar. Esta plantilla de salida de empleados convierte un proceso complicado y propenso a errores en un flujo de trabajo optimizado y repetible. Con el envío de un solo formulario, activará una serie de acciones, desde notificar a las partes interesadas hasta generar los documentos necesarios, actualizar sus sistemas de RR.HH. y recopilar comentarios valiosos. Obtendrá una experiencia de salida más fluida, eficiente y consistente que le ahorrará a su equipo horas de trabajo y garantizará que nada pase desapercibido.
¿Por qué construir un sistema automatizado de salida de empleados?
- Ahorre a su equipo horas de trabajo coordinando equipos con notificaciones automáticas y transferencias constantes.
- Asegúrese de que nada pase desapercibido con una lista de verificación estándar de cosas que deben suceder y un proceso para asegurarse de que sucedan.
- Mejore la calidad de sus comentarios recopilándolos y analizándolos de manera programada, para que pueda obtener mejor información y mejorar la retención.
¿Qué funciones clave vienen con la plantilla de salida de empleados?
- Trigger desde un único lugar — Inicia todo el flujo de trabajo de salida con un simple envío de formulario, eliminando la necesidad de múltiples pasos manuales.
- Notificaciones automatizadas a las partes interesadas : cuando se procesa la salida de un empleado, el sistema envía instantáneamente mensajes de Slack personalizados a Recursos Humanos, TI, nómina y otros equipos relevantes.
- Generación inteligente de documentos : en el caso de despidos involuntarios, la plantilla utiliza IA para redactar automáticamente acuerdos de separación basados en los datos de los empleados, lo que ahorra tiempo y reduce los trámites legales.
- Integración de HRIS : después de recopilar información de terminación, el sistema actualiza automáticamente su software de RR. HH., eliminando la entrada duplicada de datos y reduciendo el error humano.
- Protecciones de privacidad : proporcione a cada parte interesada la información que necesita, y nada más, en función de su función.
- Análisis de comentarios de salida : cuando un empleado envía su encuesta de salida, Zap utiliza IA para analizar las respuestas y brindar pasos de acción recomendados a su equipo de Personas.
¿Quién debería usar esta plantilla?
Un sistema automatizado de salida de empleados es perfecto para:
- Equipos de RR.HH. y Operaciones de Personas → Ahorre horas por salida automatizando tareas repetitivas, lo que permite un mayor enfoque en iniciativas estratégicas y apoyo a los empleados.
- Departamentos de TI → Reciba alertas inmediatas sobre la salida de empleados para gestionar la revocación de acceso y las devoluciones de equipos, mejorando la seguridad.
- Equipos de nómina y finanzas → Reciba notificaciones automáticas sobre los pagos finales requeridos, lo que garantiza un procesamiento oportuno y preciso.
- Socios comerciales de personas → Obtenga información más profunda sobre las tendencias de salida con comentarios de salida analizados por IA, lo que ayuda a abordar los problemas de retención de forma proactiva.
- Oficiales legales y de cumplimiento → Reduzca el riesgo con acuerdos de separación generados de manera consistente que siguen plantillas y políticas establecidas.
- Equipos de adquisición de talentos → Realice un seguimiento de las decisiones de reposición de manera eficiente a través de reacciones simples de Slack, manteniendo la visibilidad de los puestos vacantes sin trabajo administrativo adicional.
¿Cómo funciona esta plantilla?
Esta plantilla le permitirá crear un sistema integral de salida de empleados. Aquí te explicamos cómo:
- Envío del gerente o del equipo de RR. HH .: un gerente o un miembro del equipo de RR. HH. envía detalles de la finalización a través de un formulario de Google, incluido el nombre del empleado, el tipo de finalización, el último día y otra información clave.
- Notificaciones automatizadas a las partes interesadas : el flujo de trabajo envía inmediatamente mensajes de Slack personalizados a todos los equipos relevantes (RR. HH., TI, nómina, etc.) con pasos de acción específicos.
- Actualizaciones del sistema HRIS : el sistema actualiza automáticamente su HRIS (como BambooHR) con los detalles de terminación, eliminando la entrada manual y reduciendo los errores.
- Generación de acuerdos de separación : en el caso de terminaciones involuntarias, el flujo de trabajo calcula la indemnización en función de la antigüedad, la ubicación y el estado del gerente, y luego utiliza IA para redactar un acuerdo de separación a partir de sus plantillas.
- Soporte para la salida de empleados : en el caso de salidas voluntarias, el sistema envía al empleado un mensaje directo por Slack con una guía de salida y un enlace a la encuesta de salida.
- Enriquecimiento y análisis de la encuesta de salida : cuando el empleado envía su encuesta de salida, el sistema enriquece sus comentarios con datos de HRIS y utiliza IA para generar un TLDR resumido y pasos de acción recomendados para el equipo de Personas.
- Enrutamiento de entrevista de salida — Si el empleado solicita una entrevista de salida, el sistema notifica automáticamente al socio comercial de personas asignado.
- Seguimiento de reposición : la plantilla crea una hoja de seguimiento en Zapier Tables, lo que permite que Talent Acquisition gestione las necesidades de reposición a través de simples reacciones de emojis de Slack.
- Seguimiento del pago de indemnización por despido : si el empleado recibe una indemnización por despido, el flujo de trabajo rastrea los detalles del pago y actualiza el HRIS en consecuencia.
- Gestión de mensajes de despedida : si el empleado que se va envía un mensaje de despedida, este se envía para su revisión y aprobación antes de publicarlo en el canal de Slack de despedida de la empresa.
Nota: Puede encontrar copias de los Formularios de Google y Documentos de Google utilizados en esta plantilla aquí.
Preguntas frecuentes
¿Necesito habilidades técnicas para configurar esta plantilla?
No se requieren habilidades técnicas. La plantilla utiliza la interfaz fácil de usar de Zapier para conectar sus herramientas existentes. Solo necesitará saber qué ID de formulario corresponden a qué activos de marketing y tener acceso a su sistema de integración y notificación.
¿Puede esta plantilla funcionar con mi software de RRHH existente?
Sí, esta plantilla está diseñada para integrarse con sistemas HRIS populares como BambooHR. Si utiliza un sistema diferente, probablemente pueda adaptar la plantilla para que funcione con él utilizando la amplia gama de integraciones de Zapier.
¿Cómo gestiona esta plantilla la privacidad y seguridad de los datos?
La plantilla está diseñada teniendo en cuenta la privacidad de los datos. Solo procesa la información que usted proporciona y la integra con sus sistemas existentes. Sin embargo, siempre debe revisar y ajustar el flujo de trabajo para asegurarse de que cumpla con las políticas de manejo de datos específicas de su empresa.
¿Puedo personalizar las notificaciones y documentos generados por esta plantilla?
Absolutamente. La plantilla proporciona un punto de partida, pero puede modificar fácilmente el contenido de las notificaciones, encuestas y plantillas de documentos para que coincidan con las necesidades y el tono específicos de su empresa.
