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Plantilla de aprobación de documentos
Cargue y almacene documentos para su aprobación con correos electrónicos de notificación automática.
Descripción general
Si está administrando documentos para su aprobación y necesita controlar el caos, utilice esta plantilla para crear un proceso de aprobación de documentos en Zapier para cargar documentos, alertar a los aprobadores y almacenar decisiones, todo en un solo lugar. Además, personalice el flujo de trabajo para satisfacer sus necesidades o utilice sus herramientas existentes para agilizar todo el proceso.
¿Por qué deberías configurar un proceso de aprobación de documentos con Zapier?
Un flujo de trabajo de aprobación creado en Zapier es su solución para un proceso optimizado de revisión de documentos. Ofrece un flujo de trabajo de aprobación de documentos de extremo a extremo, le ahorra tiempo, consolida cada documento y decisión en un solo lugar y le brinda la flexibilidad de conectarse a 6,000+ diferentes aplicaciones a través de la plataforma de Zapier.
- Realice un seguimiento de los documentos, los aprobadores y las decisiones en una ubicación central para un proceso sencillo para todas las partes interesadas.
- Manténgase informado con notificaciones por correo electrónico tanto para el aprobador como para el solicitante.
- Aprobar o rechazar con el clic de un botón
Cómo funciona la plantilla del proceso de aprobación de documentos
Esta plantilla de flujo de trabajo de aprobación le ayuda a configurar un proceso completo que se basa en tablas Zapier, interfaces Zapier y Zaps. Incluye:
- Un formulario de carga de documentos para que los solicitantes envíen información, incluido el documento en sí.
- Una tabla de aprobación para gestionar los documentos enviados a través del formulario de aprobación
- un Zap que envía una notificación por correo electrónico al aprobador cuando llega un nuevo documento y espera a que se haga clic en un botón de aprobar o rechazar para enviar otra notificación al solicitante.
Puede editar la página y el formulario de carga de documentos para satisfacer sus necesidades y generar una URL pública para compartir con cualquier persona que necesite enviar una solicitud. Puede agregar o editar campos para recopilar información del envío inicial.
Una vez enviado, el documento y los datos se almacenan en una tabla y se envía el correo electrónico de notificación de solicitud de aprobación. El proceso de aprobación se inicia y está completamente automatizado entre cada punto de contacto humano.
Para configurar las cosas, todo lo que necesitas hacer es:
- Haga clic en Usar plantilla
- Regístrate o inicia el registro en tu cuenta de Zapier (registrarse es gratis)
- Opcionalmente, edite o agregue campos al formulario
- Comparta la URL que se encuentra en su página Interface > Cargar documento o incrústela en cualquier página web para comenzar a aceptar documentos para aprobar de inmediato.
¿Quién debería usar esta plantilla?
Esta plantilla es ideal para gerentes de proyectos, equipos de ventas, equipos de servicios profesionales y cualquier persona que necesite un flujo de trabajo de aprobación de documentos automatizado para agilizar un proceso de aprobación. Con el formulario, la notificación por correo electrónico y el almacenamiento de documentos, todo integrado en uno, esta plantilla le permite a su equipo crear rápidamente un sistema para ayudarlos a entregar los documentos finales en las manos adecuadas.
Cómo personalizar su proceso automatizado de aprobación de documentos
Las interfaces, tablas y Zaps de Zapier facilitan que los miembros del equipo personalicen los sistemas sin necesidad de codificación. Dado que el sistema está construido sobre Zapier, puede agregar flujos de trabajo automatizados para cargar documentos a herramientas existentes dentro de un sistema de gestión de documentos o enviar notificaciones adicionales por mensaje SMS o a aplicaciones de chat de equipo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo personalizar la plantilla de aprobación de documentos para adaptarla a las necesidades de mi equipo?
Sí. Zapier está diseñado para ser altamente personalizable. Puede adaptar el Zap para que coincida con el proceso de aprobación específico de su equipo, lo que incluye configurar rutas condicionales para diferentes tipos de documentos, personalizar notificaciones por correo electrónico y ajustar el flujo de aprobación. Esto garantiza que la plantilla funcione perfectamente con su proceso existente.
¿Puedo agregar diferentes elementos a mi formulario?
Absolutamente. Hay muchos elementos para elegir, incluido un campo de texto corto, un selector de fecha y una casilla de verificación.
¿Esta plantilla es apta para principiantes?
Es. Es sencillo y fácil de usar, incluso si eres nuevo en la automatización. No necesitas conocimientos técnicos ni de codificación para empezar. Y nuestro centro de ayuda está disponible si tienes preguntas durante el proceso.
¿Puedo insertar formularios en mi página web?
Sí, todos los formularios se pueden integrar fácilmente en su página web. O pueden servir como una página independiente con una URL única.
