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Vorlage für die Genehmigung von Dokumenten
Lade Dokumente zur Genehmigung hoch und speicher sie mit automatischen Benachrichtigungs-E-Mails.
Überblick
Wenn du Dokumente zur Genehmigung verwaltest und Ordnung schaffen musst, kannst du mit dieser Vorlage einen Dokumentgenehmigungsprozess in Zapier erstellen, um Dokumente hochzuladen, Genehmiger zu benachrichtigen und Entscheidungen an einem Ort zu speichern. Außerdem kannst du den Workflow an deine Bedürfnisse anpassen oder deine vorhandenen Tools nutzen, um den ganzen Prozess zu optimieren.
Warum du mit Zapier einen Prozess für die Genehmigung von Dokumenten einrichten solltest
Ein Genehmigung-Workflow mit Zapier ist die Lösung für einen reibungslosen Dokumentenprüfungsprozess. Es bietet einen kompletten Workflow für die Dokumenten-Genehmigung, spart Zeit, sammelt alle Dokumente und Entscheidungen an einem Ort und lässt sich über die Zapier-Plattform mit 6,000+ verschiedenen Anwendungen verbinden.
- Verfolgen Sie Dokumente, Genehmiger und Entscheidungen an einem zentralen Ort für einen einfachen Prozess für jeden Beteiligten
- Bleib mit E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigende und Anfragende immer auf dem Laufenden.
- Mit einem Klick genehmigen oder ablehnen
So funktioniert die Vorlage für den Dokument-Genehmigungsprozess
Mit dieser Vorlage für einen Genehmigungs-Workflow kannst du einen kompletten Prozess einrichten, der auf Zapier-Tabellen, Zapier-Schnittstellen und Zaps basiert. Es hat:
- Ein Formular zum Hochladen von Dokumenten, über das Antragsteller Infos, einschließlich des Dokuments selbst, einreichen können.
- Eine Genehmigung stabelle, um die über das Genehmigungsformular eingereichten Dokumente zu verwalten.
- Ein Zap, der eine E-Mail-Benachrichtigung an den Genehmigenden sendet, wenn ein neues Dokument eingeht, und wartet, bis auf die Schaltfläche „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ geklickt wird, um eine weitere Benachrichtigung an den Anfordernden zu senden.
Du kannst die Seite „Dokument hochladen“ und das Formular nach deinen Bedürfnissen anpassen und eine öffentliche URL erstellen, die du an alle weitergeben kannst, die eine Anfrage stellen müssen. Sie können Felder hinzufügen oder bearbeiten, um Informationen aus der ersten Übermittlung zu sammeln.
Nach dem Absenden werden das Dokument und die Daten in einer Tabelle gespeichert und die Genehmigungsanfrage-E-Mail wird verschickt. Der Genehmigungsprozess wird gestartet und läuft zwischen den einzelnen menschlichen Kontaktpunkten komplett automatisch ab.
Um alles einzurichten, musst du nur Folgendes tun:
- Klick auf „Vorlage verwenden“
- Melde dich bei deinem Zapier-Konto an oder logge dich ein (die Anmeldung ist kostenlos).
- Du kannst Felder im Formular bearbeiten oder hinzufügen.
- Teile die URL, die du in deiner Interface > Upload-Dokumentseite findest, oder binde sie in eine beliebige Website ein, um sofort Dokumente zur Genehmigung anzunehmen.
Wer sollte diese Vorlage verwenden?
Diese Vorlage ist ideal für Projektmanager, Vertriebsteams, professionelle Serviceteams und alle, die einen automatisierten Workflow für die Dokumenten-Genehmigung brauchen, um den Genehmigungsprozess zu optimieren. Mit dem Formular, der E-Mail-Benachrichtigung und der Dokumentenspeicherung in einem kannst du mit dieser Vorlage schnell ein System aufbauen, das deinem Team hilft, die fertigen Dokumente an die richtigen Leute zu schicken.
So passt du deinen automatisierten Dokumenten-Genehmigungsprozess an
Mit Zapier-Schnittstellen, Tabellen und Zaps können Teammitglieder Systeme ganz einfach mit Zapier anpassen, ohne programmieren zu müssen. Da das System auf Zapier basiert, kannst du automatisierte Workflows hinzufügen, um Dokumente in bestehende Tools innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems hochzuladen oder zusätzliche Benachrichtigungen per SMS oder an Team-Chat-Anwendungen zu senden.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich die Vorlage für die Dokumentgenehmigung an die Bedürfnisse meines Teams anpassen?
Ja. Zapier ist so konzipiert, dass es super anpassbar ist. Du kannst den Zap an den speziellen Genehmigungsprozess deines Teams anpassen, z. B. indem du bedingte Pfade für verschiedene Dokumenttypen einrichtest, E-Mail-Benachrichtigungen anpasst und den Genehmigungsablauf änderst. So stellst du sicher, dass die Vorlage nahtlos mit deinem bestehenden Prozess zusammenarbeitet.
Kann ich meinem Formular verschiedene Elemente hinzufügen?
Absolut. Es gibt so viele Elemente zur Auswahl, darunter ein kurzes Textfeld, eine Datumsauswahl und ein Kontrollkästchen.
Ist diese Vorlage für Anfänger geeignet?
Es ist. Es ist unkompliziert und einfach zu bedienen, auch wenn du noch keine Erfahrung mit Automatisierung hast. Sie benötigen keine Programmierkenntnisse oder technische Kenntnisse, um loszulegen. Und unser Hilfecenter steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie auf dem Weg dorthin auf Fragen stoßen.
Kann ich Formulare auf meiner Website einbetten?
Ja, alle Formulare kannst du ganz einfach auf deiner Website einbinden. Oder sie können als eigenständige Seite mit einer eigenen URL dienen.
